Checklist para organizar un mercado internacional de comida

Organizar un mercado internacional de comida requiere coordinar puestos, proveedores, permisos y pagos mucho antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden correcto, desde elegir la fecha y revisar el suministro eléctrico hasta preparar el plano y comprobar los alérgenos. También contempla inscripciones, voluntariado, entregas y previsiones meteorológicas. Úsala como guía de control para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Asegurar el suministro eléctrico
Seleccionar vendedores del mercado
2 personas
Reservar puestos de comida
Confirmar proveedores
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar en redes sociales
Informar al barrio y a los vecinos
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Recopilar las cartas
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
Preparar listas de precios
Registrar método de pago
Probar el sistema de caja
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Planificar las entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los visitantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Porcionar los ingredientes
4 personas
Preparar salsas y aderezos
3 personas
Imprimir los carteles del menú
Hacer tarjetas con nombres
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Barrer el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar la vajilla
3 personas
Montar los bufés
4 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Descargar suministros del puesto
6 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Terminar los platos
6 personas
Última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir los platos
8 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los bufés
4 personas
Atender las cajas
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Limpiar el suelo a intervalos
2 personas
Comprobar el stock a intervalos
2 personas
Servir los últimos pedidos
6 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Empaquetar los alimentos no vendidos
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cargar suministros del puesto
6 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
Entregar la ubicación
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Informar a los proveedores
Enviar agradecimiento a los visitantes
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 14
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 18
Cajonescant. 20

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 50
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 25
Pinzascant. 20
Bandejas de servircant. 30
Bandejas de servircant. 20
Jarras medidorascant. 8

Equipo

Quemadores de gascant. 6
Placas de cocción eléctricascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Cubiterascant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Terminales de pagocant. 4
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Linternas de manocant. 6

Cocina

Cuchillos de chefcant. 12
Tablas de cortarcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Sartenescant. 10
Ollascant. 8
Coladorescant. 8
Ralladorcant. 4
Peladorescant. 4
Espátulascant. 12
Cucharonescant. 12
Pinzas de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Recipientes herméticoscant. 30
Etiquetascant. 200

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de paísescant. 20
Soportes para carteles de menúcant. 12
Pizarrascant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separacióncant. 4
Escobascant. 4
Recogedores de basuracant. 3
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Cepillos para fregarcant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de reservar puestos o anunciar el mercado. Comprueba también el seguro y la capacidad eléctrica disponible para placas, cafeteras y terminales de pago.
Confirma a cada vendedor por escrito y recopila su carta, precios e información sobre alérgenos con suficiente antelación para corregir errores antes de publicar el programa.
Haz el plano cuando conozcas el número de puestos: deja recorridos claros para el público, espacio para entregas y una ubicación práctica para neveras, cubiteras y equipos de cocción.
Prueba todos los terminales de pago y el sistema de caja al menos un día antes. Comprueba también regletas, placas eléctricas, quemadores de gas y cualquier equipo para mantener la comida caliente.
Asigna los voluntarios por turnos y prepara un contacto responsable para cada zona. Revisa el pronóstico 48 horas antes y confirma entonces carpas, mesas, sillas y el plan de entregas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado internacional de comida?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos, seguro y vendedores. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar proveedores, cerrar el plano, publicar la información final y probar los pagos.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de comida?: Confirma los puestos entre 4 y 6 semanas antes del mercado, cuando ya conozcas el espacio y la capacidad eléctrica. Pide en ese momento la carta, los precios, las necesidades de equipo y los datos sobre alérgenos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de comida?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 4 o 5 puestos, además de una persona coordinadora. Añade turnos separados para recepción, orientación del público, pagos y apoyo durante las entregas.
¿Cuándo se debe comprobar la información sobre alérgenos?: Recopílala al confirmar cada vendedor y revísala de nuevo entre 7 y 10 días antes de abrir. Si cambia un ingrediente o una receta, actualiza la información antes de imprimir cartas, carteles o listas de precios.

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