Checkliste für eine internationale Food-Messe

Eine internationale Food-Messe braucht mehr als gebuchte Essensstände. Du musst Genehmigungen, Strom, Kühlung, Zahlungsabläufe und Informationen zu Allergenen so planen, dass sie am Veranstaltungstag ineinandergreifen. Beginne mit Datum und Ort, bestätige danach Stände und Lieferanten und öffne erst dann die Anmeldung. In den letzten zwei Wochen werden Lageplan, Helferplan, Menükarten und Lieferzeiten konkret. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte und zeigt, was häufig zu spät auffällt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Stromversorgung festlegen
Marktstände auswählen
2 Personen
Essensstände reservieren
Lieferanten bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
In sozialen Medien veröffentlichen
Anwohner und Nachbarschaft informieren
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Menükarten einsammeln
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
Preislisten erstellen
Zahlungsart festlegen
Kassensystem testen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Lieferungen planen
Wettervorhersage prüfen
Besucherinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Zutaten portionieren
4 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
Menütafeln drucken
Namensschilder erstellen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Buffets einrichten
4 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standvorrat ausladen
6 Personen
Allergenkarten auslegen
2 Personen
Gerichte fertigstellen
6 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen

Event

Besucher empfangen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Gerichte servieren
8 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffets auffüllen
4 Personen
Kassen besetzen
3 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Boden zwischendurch reinigen
2 Personen
Bestand zwischendurch prüfen
2 Personen
Letzte Bestellungen servieren
6 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Unverkaufte Lebensmittel verpacken
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Standware einladen
6 Personen
Marktstände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall abtransportieren lassen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Lieferanten informieren
Dankeschön an Besucher senden
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
KistenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 25
ZangenAnz. 20
ServierschalenAnz. 30
ServierplattenAnz. 20
MessbecherAnz. 8

Ausstattung

GasbrennerAnz. 6
Elektrische KochplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KartenterminalsAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
HandlampenAnz. 6

Küche

KochmesserAnz. 12
SchneidebretterAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
PfannenAnz. 10
KochtöpfeAnz. 8
SiebAnz. 8
ReibeAnz. 4
SchälerAnz. 4
SpatelAnz. 12
KellenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltedosenAnz. 30
EtikettenAnz. 200

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
LänderflaggenAnz. 20
MenüboardhalterAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
TrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 3
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
SpülbürstenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strom und Kühlung fest, bevor du die Standplätze endgültig verteilst. Gasbrenner, elektrische Kochplatten, Kühlschränke und Kühlboxen brauchen unterschiedliche Anschlüsse und ausreichend Verlängerungskabel.
Sammle Menükarten und Allergenangaben spätestens 14 Tage vor der Messe ein. So bleiben noch mehrere Tage, um fehlende Informationen bei einzelnen Essensständen nachzufordern und sichtbar auszuweisen.
Teste Kartenterminals und das Kassensystem mindestens 3 Tage vorher. Lege zusätzlich fest, welche Zahlungsart an jedem Stand gilt, damit Besucher nicht erst an der Ausgabe nachfragen müssen.
Plane Lieferungen nach Zeitfenstern statt nach dem Veranstaltungstag. Bestätige Lieferanten spätestens eine Woche vorher und ordne jeder Lieferung einen Standplatz, eine Ansprechperson und eine Abladezeit zu.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere Partyzelte, Marktstände sowie Sitz- und Stehbereiche. Bei Regen oder Wind musst du Wege, Schutz für Lebensmittel und die Befestigung der Zelte rechtzeitig nachjustieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine internationale Food-Messe organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Stände, Lieferanten und das Programm sollten spätestens 4 Wochen vor der Messe bestätigt sein.
Wie viele Food-Stände braucht eine internationale Food-Messe?: Das hängt von der erwarteten Besucherzahl und der Ausgabezeit ab. Plane pro Essensstand ungefähr 50 bis 75 Gäste je Ausgabestunde und verteile die Standplätze so, dass sich keine langen Schlangen an einem einzigen Bereich bilden.
Wann müssen Allergeninformationen und Menükarten vorliegen?: Fordere beides spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung an. Prüfe die Angaben innerhalb von 3 bis 5 Tagen und drucke die finalen Menükarten erst, wenn alle Stände ihre Informationen bestätigt haben.
Wie viele Helfer brauche ich für eine internationale Food-Messe?: Rechne mit mindestens einer verantwortlichen Person pro Stand sowie zusätzlichen Helfern für Einlass, Lageplan, Nachschub und Abfall. Bei 10 Ständen solltest du daher nicht nur 10 Standbetreuer, sondern insgesamt etwa 14 bis 18 Personen einplanen.

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