Organiser un marathon VTT : la checklist complète

Un marathon VTT se prépare bien avant le jour du départ : le parcours, les autorisations et la sécurité doivent être verrouillés en premier. Ensuite viennent les inscriptions, les bénévoles, le balisage et l’accueil des participants. Prévoyez aussi un contrôle complet du tracé quelques jours avant l’épreuve, car un accès fermé ou une météo défavorable peut imposer une modification. Cette checklist regroupe les 68 tâches et les 63 équipements nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Coordonner l’itinéraire avec les propriétaires du terrain
2 personnes
Gérer l’assurance et la responsabilité
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Tracer l’itinéraire numériquement
Définir le public cible des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors et partenaires
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de bénévoles
2 personnes
Définir les postes de circulation
2 personnes
Coordonner la présence des secouristes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Prendre en compte les changements d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Vérifier les vélos des participants
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer les flèches d'itinéraire et les rubans
6 personnes
Briefer les postes de circulation
2 personnes
Installer les postes de ravitaillement
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Effectuer le contrôle des casques et du matériel
3 personnes
Donner le briefing aux pilotes
2 personnes
Remplir la zone de départ
4 personnes
Lancer le marathon VTT
6 personnes
Tenir le poste de parcours
8 personnes
Distribuer les provisions
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Gérer les pannes mécaniques
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Cocher les arrivants
4 personnes
Distribuer les médailles et les repas
5 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
Accompagner le dernier participant
2 personnes
Clôturer les postes du parcours
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans
6 personnes
Nettoyer immédiatement le site
6 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Replier les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
3 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Signaler les dommages en suspens

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 4
Table plianteqté 10
Chaise plianteqté 24
Table hauteqté 4
Poubelleqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèche de parcoursqté 80
Ruban de balisageqté 12
Côneqté 30
Dossardqté 130
Braceletqté 130
Médailleqté 120
Support de scène
Chambre à air de rechangeqté 20
Pompe à véloqté 6
Mini pompeqté 10
Démonte-pneuqté 20
Multitoolqté 10
Huile pour chaîneqté 4
Caisse de véloqté 8
Porte-vélosqté 6

Équipement

Talkie-walkieqté 12
Mégaphoneqté 2
Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batterie externeqté 8
Lampe de pocheqté 12
Chargeur de batterieqté 4

Vaisselle

Gobelet réutilisableqté 180
Assiette réutilisableqté 140
Couverts réutilisablesqté 140
Tasse à caféqté 120
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièreqté 10
Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pince de serviceqté 8
Platqté 12
Carafeqté 12
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Brûleur à gazqté 2
Bouteille de gazqté 2
Accumulateur de froidqté 30
Jerricanqté 8
Pompe de gel hydroalcooliqueqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Pince à déchetsqté 6
Seauqté 6
Serpillièreqté 6
Éponge de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 4

Décoration

Panneau d’orientationqté 18
Drapeau bannièreqté 12
Ruban de scène

Éclairage

Lampe LEDqté 12
Guirlande lumineuseqté 6
Réflecteurqté 40

Courses

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations, les déclarations et l’accord des propriétaires avant de publier les inscriptions. Une modification tardive du parcours entraîne souvent un nouveau balisage et une nouvelle information des participants.
Pour le contrôle du parcours, partez avec le tracé numérique, des flèches, du ruban de balisage et des cônes. Faites cette vérification au moins une semaine avant le départ, puis contrôlez à nouveau les changements signalés dans les derniers jours.
Ne regroupez pas les bénévoles uniquement par disponibilité : prévoyez des postes distincts pour la circulation, l’accueil, le parcours et l’assistance. Distribuez les consignes et les moyens de communication avant le jour J, avec un talkie-walkie par poste clé.
Préparez les dossards, bracelets et cartes d’itinéraire à partir de la liste des participants mise à jour. Imprimez une réserve de documents et gardez une batterie externe ainsi qu’un ordinateur et une imprimante disponibles pour les corrections de dernière minute.
Installez au départ et à l’arrivée un espace couvert avec tables, chaises, poubelles et alimentation électrique sécurisée. Pour l’assistance mécanique, rassemblez au même endroit pompes, chambres à air, démonte-pneus, multitools et huile pour chaîne afin de réduire le temps d’intervention.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marathon VTT ?: Commencez au moins 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, l’accord des propriétaires et la réservation des lieux peuvent prendre plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps avant un marathon VTT faut-il contrôler le parcours ?: Effectuez un premier contrôle environ 2 semaines avant l’épreuve, puis un dernier passage entre 2 et 3 jours avant le départ. Vérifiez notamment les accès, le balisage, les travaux et les éventuels changements météo.
Que faut-il prévoir pour les réparations vélo sur un marathon VTT ?: Prévoyez au minimum des chambres à air, une pompe, une mini-pompe, des démonte-pneus, des multitools et de l’huile pour chaîne. Répartissez ce matériel sur les points d’assistance plutôt que de le laisser uniquement à l’arrivée.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez un premier message après la confirmation de l’inscription, puis les informations finales 5 à 7 jours avant la course. Indiquez le lieu, les horaires, le retrait des dossards, le parcours, les consignes de sécurité et les changements éventuels.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.