Checklist para organizar un maratón MTB sin olvidar nada

Organizar un maratón MTB requiere coordinar la ruta, los permisos y la seguridad mucho antes del día de la prueba. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden correcto, desde fijar el recorrido hasta preparar la salida y la meta. También contempla la gestión de participantes, voluntarios, primeros auxilios y cambios por meteorología. Úsala como plan de trabajo y marca cada punto a medida que quede resuelto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Reservar la salida y la meta
Coordinar la ruta con los propietarios del terreno
2 personas
Gestionar el seguro y la responsabilidad
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Trazar la ruta en digital
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a patrocinadores y colaboradores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar puestos de voluntarios
2 personas
Definir los puestos de tráfico
2 personas
Coordinar la cobertura de primeros auxilios
Realizar el control de ruta
3 personas
Procesar cambios de ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
2 personas
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

Comprobar las bicicletas de los participantes
4 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
Delimitar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
Colocar flechas de ruta y cintas
6 personas
Instruir a los puestos de tráfico
2 personas
Montar los puntos de abastecimiento
4 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Repartir dorsales
4 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Realizar el control de cascos y material
3 personas
Dar la briefing a los ciclistas
2 personas
Preparar la zona de salida
4 personas
Dar salida al MTB-marathon
6 personas
Cubrir el puesto de ruta
8 personas
Repartir los suministros
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Asistir en caso de avería mecánica
3 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Marcar a los finishers
4 personas
Repartir medallas y comida
5 personas
Servir bebidas en la meta
3 personas
Acompañar al último participante
2 personas
Dar de baja los puestos de ruta
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta y las cintas
6 personas
Recoger la zona de inmediato
6 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Plegar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar daños en la ruta
3 personas
Publicar los resultados
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
Informar daños pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 4
Mesa plegablecant. 10
Silla plegablecant. 24
Mesa altacant. 4
Papeleracant. 8

Material deportivo

Arco de salida y meta
Flecha de rutacant. 80
Cinta de balizamientocant. 12
Conocant. 30
Dorsalcant. 130
Pulseracant. 130
Medallacant. 120
Atril de escenario
Cámara de aire de repuestocant. 20
Bomba de bicicletacant. 6
Mini bombacant. 10
Desmontador de cubiertascant. 20
Multiherramientacant. 10
Aceite para cadenacant. 4
Cesto para bicicletacant. 8
Portabicicletascant. 6

Equipo

Walkie-talkiecant. 12
Megáfonocant. 2
Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Powerbankcant. 8
Linternacant. 12
Cargador de bateríascant. 4

Vajilla

Vaso reutilizablecant. 180
Plato reutilizablecant. 140
Cubiertos reutilizablescant. 140
Vaso de cafécant. 120
Termocant. 8

Cocina

Nevera portátilcant. 10
Tabla de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Pinza para servircant. 8
Fuentecant. 12
Latacant. 12
Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Quemador de gascant. 2
Bombona de gascant. 2
Elemento refrigerantecant. 30
Bidóncant. 8
Dispensador de gel desinfectantecant. 8

Limpieza

Escobacant. 4
Pinza recoge basuracant. 6
Cubocant. 6
Fregonacant. 6
Esponja de limpiezacant. 12
Palangana para lavarcant. 4

Decoración

Señal de rutacant. 18
Bandera publicitariacant. 12
Cinta para el escenario

Iluminación

Lámpara LEDcant. 12
Guirnalda de lucescant. 6
Reflectorcant. 40

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recorrido antes de abrir las inscripciones. Reserva la salida y la meta, confirma los permisos y coordina el trazado con los propietarios del terreno con varias semanas de margen.
Haz un reconocimiento completo de la ruta antes del evento y vuelve a revisarla cerca de la fecha. Comprueba cruces, zonas peligrosas, señalización y posibles cambios por obras o condiciones del terreno.
Asigna cada puesto de voluntariado con antelación y entrega instrucciones concretas. En los cruces de tráfico, indica el horario, el punto exacto y el canal de comunicación; lleva walkie-talkies para los puestos que estén separados.
Envía a los participantes la información definitiva al menos 3 días antes: hora de salida, recorrido, puntos de asistencia, normas de seguridad y qué hacer si cambia la ruta. Actualiza también la lista con cambios y preferencias dietéticas.
Prepara el material de identificación y reparación antes de cargar los vehículos. Cuenta dorsales, pulseras, mapas, flechas y cinta de balizamiento, y reúne bombas, cámaras de aire, desmontadores y multiherramientas para resolver averías básicas en ruta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón MTB?: Empieza como mínimo 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite tramitar permisos, contratar el seguro, cerrar la ruta, buscar voluntarios y abrir las inscripciones sin trabajar con prisas.
¿Qué debe incluir el plan de seguridad de un maratón MTB?: Incluye los riesgos de cada tramo, los puestos de tráfico, los accesos para primeros auxilios, los contactos de emergencia y el procedimiento ante una avería, accidente o cambio de ruta. Revisa el plan al menos 7 días antes y comunícalo a los responsables de cada puesto.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía la información principal entre 3 y 7 días antes de la prueba. Si la previsión meteorológica obliga a modificar el recorrido o los horarios, manda una actualización en cuanto se tome la decisión y vuelve a informar en la salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un maratón MTB?: El número depende de los cruces y de la longitud del recorrido, pero calcula al menos una persona por cada puesto de tráfico y añade un 10-20 % de reserva. También necesitas responsables para la salida y la meta, el control de ruta, la asistencia y las comunicaciones.

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