MTB-marathon organiseren: checklist van start tot finish
Een MTB-marathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt toestemming voor het parcours, een veilige start en finish, voldoende vrijwilligers en materiaal voor pech onderweg. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar inschrijving, bezetting en deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je in de laatste week nog controleert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Route met terreineigenaren afstemmen
2 personen
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Route digitaal intekenen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren en partners benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
Verkeersposten bepalen
2 personen
EHBO-bezetting afstemmen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Routewijzigingen verwerken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Routekaarten afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Event
Fietsen van deelnemers controleren
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Fietsenstalling afzetten
2 personen
Routepijlen en linten plaatsen
6 personen
Verkeersposten instrueren
2 personen
Bevoorradingsposten inrichten
4 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Helm- en materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
Rijderbriefing geven
2 personen
Startvak vullen
4 personen
MTB-marathon starten
6 personen
Routepost bezetten
8 personen
Bevoorrading uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Mechanische pech ondersteunen
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers afvinken
4 personen
Medaille en eten uitdelen
5 personen
Finishdranken serveren
3 personen
Laatste deelnemer begeleiden
2 personen
Routeposten afmelden
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Nazorg
Routepijlen en linten verwijderen
6 personen
Terrein direct opruimen
6 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route op schade controleren
3 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Openstaande schade melden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 4
- Klaptafelaantal 10
- Klapstoelaantal 24
- Statafelaantal 4
- Afvalbakaantal 8
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Routepijlaantal 80
- Afzetlintaantal 12
- Pionaantal 30
- Startnummeraantal 130
- Polsbandjeaantal 130
- Medailleaantal 120
- Podiumstandaard
- Reserve binnenbandaantal 20
- Fietspompaantal 6
- Minipompaantal 10
- Bandenlichteraantal 20
- Multitoolaantal 10
- Kettingolieaantal 4
- Fietskrataantal 8
- Fietsenrekaantal 6
Apparatuur
- Portofoonaantal 12
- Megafoonaantal 2
- Luidsprekeraantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelaantal 6
- Stekkerdoosaantal 6
- Laptopaantal 2
- Printer
- Powerbankaantal 8
- Zaklampaantal 12
- Batterijopladeraantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkbekeraantal 180
- Herbruikbaar bordaantal 140
- Herbruikbaar bestekaantal 140
- Koffiebekeraantal 120
- Thermoskanaantal 8
Keuken
- Koelboxaantal 10
- Snijplankaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Serveertangaantal 8
- Schaalaantal 12
- Kanaantal 12
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Gasbranderaantal 2
- Gasflesaantal 2
- Koelelementaantal 30
- Jerrycanaantal 8
- Handgelpompaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Vuilnisgrijperaantal 6
- Emmeraantal 6
- Dweilaantal 6
- Schoonmaaksponsaantal 12
- Afwasteilaantal 4
Decoratie
- Routebordaantal 18
- Bannervlagaantal 12
- Podiumlint
Verlichting
- Ledlampaantal 12
- Lichtslingeraantal 6
- Reflectoraantal 40
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, route en start- en finishlocatie vroeg vast. Stem het parcours daarna af met terreineigenaren en controleer welke vergunningen of meldingen nodig zijn.
- Plan verkeersposten, EHBO en vrijwilligers per routeonderdeel. Gebruik portofoons voor posten en zorg dat iedere vrijwilliger vooraf weet waar hij staat en wie aanspreekpunt is.
- Controleer de route kort voor de marathon opnieuw. Verwerk omleidingen, vervang ontbrekende routepijlen en neem afzetlint, pionnen en een routekaart mee voor de laatste markering.
- Maak de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de start compleet. Vermeld starttijd, route, bereikbaarheid, veiligheidsafspraken en wat deelnemers zelf aan fiets- of reserveonderdelen moeten meenemen.
- Test de inschrijf- en startuitgifte vooraf met startnummers, polsbandjes, laptop en printer. Leg reserve binnenbanden, fietspompen, bandenlichters en multitools op een vaste plek bij start, finish of bevoorradingspost.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een MTB-marathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en verzekering. Reserveer vrijwilligers en stem terreintoegang zo vroeg mogelijk af; de laatste routecontrole doe je in de week voor de start.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een MTB-marathon?
- Dat hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar maak minimaal 1 vrijwilliger per verkeerspost en per verzorgings- of controlepunt vrij. Voeg daarnaast een coördinator, EHBO-bezetting en een kleine reserveploeg toe.
- Wanneer moet ik de MTB-route markeren?
- Markeer de route zo kort mogelijk voor de marathon, meestal op de dag ervoor of op de ochtend zelf. Controleer daarna alle pijlen, linten en pionnen nogmaals, omdat markeringen kunnen verdwijnen of worden verplaatst.
- Wat moet ik klaarzetten bij de start en finish van een MTB-marathon?
- Zet onder meer de start- en finishboog, inschrijftafel, stoelen, startnummers, polsbandjes, luidspreker of megafoon en fietsenrekken klaar. Plan ook een plek voor EHBO, afvalbakken, technische hulp en de uitgifte van medailles.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!