Organiser une marathon de films sans rien oublier

Une marathon de films demande plus qu’une liste de titres et un projecteur. Il faut réserver le lieu, vérifier les droits de diffusion, gérer les inscriptions et tester toute la technique avant l’arrivée des participants. Le programme, les pauses, les boissons et l’installation de la salle doivent être planifiés dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les 44 tâches et les 38 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation jusqu’au dernier café.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Composer le programme de films
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation
Télécharger ou récupérer les films
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le pop-corn
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Imprimer le programme
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer l’écran et le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Régler l’éclairage
Revérifier la technique
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer les snacks
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le stand d’information

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Lancer le premier film
Encadrer les pauses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Diffuser des films
Vérifier la technique pendant les pauses
Boucler le dernier film
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Piles de rechangeqté 12
Clés USBqté 2

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 4

Cuisine

Machine à pop-corn
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 8
Pupitres de programmeqté 3
Étiquettes nominativesqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme des films au moins 3 à 4 semaines avant l’événement : vérifie les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations, puis prévois une durée précise pour chaque film et chaque pause.
Teste le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les haut-parleurs et le mixeur audio au moins 48 heures à l’avance. Garde un ordinateur portable de secours, des rallonges, des multiprises et des piles de rechange à portée de main.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la séance. Prépare ensuite des portions séparées et identifiées pour éviter les erreurs au buffet.
Refroidis les boissons la veille et prépare le pop-corn en plusieurs fournées plutôt qu’en une seule. Pour une pause de 15 minutes, installe la table des boissons et les snacks avant le début du film afin d’éviter une file d’attente trop longue.
Arrive au moins 2 heures avant le premier film pour installer les chaises, les tables, l’écran, le projecteur et l’éclairage. Garde 30 minutes supplémentaires pour une seconde vérification technique après l’installation complète de la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marathon de films ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, de vérifier les droits de diffusion, de recueillir les inscriptions et de préparer le matériel sans urgence.
Quand tester le projecteur et le son pour une marathon de films ?: Fais un premier test au moins 48 heures avant l’événement, puis une dernière vérification environ 30 minutes avant l’arrivée du public. Contrôle notamment les câbles HDMI, les haut-parleurs, le mixeur audio et les niveaux sonores.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le nombre de chaises nécessaires.
Quand préparer les boissons et le pop-corn ?: Mets les boissons au frais la veille et prépare le matériel du buffet au moins 1 heure avant le début. Fais le pop-corn par petites quantités pendant les pauses pour qu’il reste frais et que la table ne soit pas encombrée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.