Filmmarathon organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste film
Een filmmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen en stoelen neerzetten. Je moet vooraf de locatie, filmrechten, aanmeldingen en het programma regelen, en op de dag zelf vooral techniek en pauzes strak organiseren. Denk ook aan downloads, dieetwensen, naamlabels en een reserveplan als een kabel of laptop uitvalt. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar een geteste zaal, ingericht buffet en een soepel verloop van de hele marathon.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Filmprogramma samenstellen
2 personen
Filmrechten controleren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bevestiging versturen
Films downloaden of ophalen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Popcorn voorbereiden
2 personen
Naamlabels klaarleggen
Programma afdrukken
Ruimte controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Scherm en projector plaatsen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Licht instellen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Snacks klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Informatietafel inrichten
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Eerste film starten
Pauzes begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks bijvullen
2 personen
Films afspelen
Techniek tijdens pauzes controleren
Laatste film afsluiten
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptopsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Audiomixer
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
- USB-sticksaantal 2
Servies
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerschalenaantal 10
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Popcornmachine
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 8
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Filmpostersaantal 8
- Programmastandaardsaantal 3
- Naamlabelsaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan tussen films minimaal 15 minuten voor wisselen, toiletbezoek en het aanvullen van snacks. Bij meerdere films loopt een te krap programma al snel meer dan een halfuur uit.
- Controleer de filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Bewaar de bevestiging of licentie bij het programma, zodat je niet op de dag zelf nog hoeft uit te zoeken of vertoning is toegestaan.
- Test projector, scherm, speakers, audiomixer, HDMI-kabels en laptop op dezelfde plek als tijdens de marathon. Leg reservebatterijen, een USB-stick met de films en een extra kabel klaar voordat gasten binnenkomen.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en gebruik die informatie bij het boodschappen doen. Zet snacks, popcorn, koffie, thee en dranken vóór de eerste film klaar, zodat pauzes niet veranderen in een keukenklus.
- Doe de eindcontrole in twee rondes: eerst ruimte, stoelen, tafels en verlichting; daarna beeld, geluid en de volledige filmstart. Laat de tweede test uiterlijk 30 minuten voor ontvangst afronden, met het programma en naamlabels binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmmarathon organiseren?
- Reserveer de locatie en controleer de filmrechten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en het definitieve programma te verwerken.
- Hoeveel pauze plan je tussen films bij een filmmarathon?
- Plan minimaal 15 minuten tussen twee films en 30 minuten voor een langere eetpauze. Bij een programma van vier films reserveer je daardoor minstens 45 tot 60 minuten extra naast de filmlengtes.
- Wanneer moet ik de techniek voor een filmmarathon testen?
- Test de volledige opstelling de dag ervoor en nogmaals op de locatie, uiterlijk 30 minuten voordat gasten arriveren. Start daarbij daadwerkelijk een filmfragment, want alleen kabels aansluiten controleert beeld en geluid niet samen.
- Hoeveel snacks en drinken heb ik nodig voor een filmmarathon?
- Reken per persoon op ongeveer 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en daarna 1 drankje per uur. Voor snacks kun je per persoon circa 100 tot 150 gram hartige snacks en een portie popcorn per film aanhouden, afhankelijk van de geplande maaltijd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!