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Filmmarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Filmmarathon-Checkliste hilft dir, Programm, Rechte, Technik und Verpflegung rechtzeitig zu koordinieren. Kläre zuerst den Raum und die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Vorbereitung von Filmen, Getränken und Snacks. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem ausreichend Zeit für Projektor, Leinwand, Ton und einen zweiten Techniktest.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Filmrechte prüfen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bestätigung senden

  • Filme herunterladen oder abholen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Popcorn vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Programm drucken

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Leinwand und Projektor aufstellen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Licht einstellen

  • Technik erneut testen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Ersten Film starten

  • Pausen betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Filme abspielen

  • Technik in den Pausen prüfen

  • Letzten Film abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • Popcornmaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 8
  • ProgrammständerAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 60

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder Einladungen verschickst. Lade die Filme anschließend auf mindestens zwei USB-Sticks oder geeignete Laptops und teste jede Datei vollständig.
  • Plane den Raum nicht erst kurz vor Beginn: Stelle Stühle, Tische, Buffetische und Hocker so auf, dass der Blick auf die Leinwand frei bleibt und der Getränketisch schnell erreichbar ist.
  • Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Audiomischpult zweimal: einmal vor dem Veranstaltungstag und am selben Tag nach dem Aufbau. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel griffbereit.
  • Bereite Popcorn, Snacks, Teller, Schälchen und Servierschalen vor dem ersten Film vor. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt sein; Kaffee und Tee gehören in Thermoskannen, damit die Pausen kurz bleiben.
  • Drucke Programm und Namensschilder spätestens am Vortag. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und sende die Bestätigung erst, wenn Filmprogramm, Beginn und Verpflegung feststehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmmarathon-Location reservieren?
Reserviere den Raum mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn du viele Sitzplätze und eine feste Projektionsfläche brauchst. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Verdunkelung und die erlaubte Nutzung von Lautsprechern.
Wann sollte man die Filmrechte für einen Filmmarathon klären?
Kläre die Filmrechte vor der Einladung und idealerweise 6 Wochen vor dem Termin. Ohne bestätigte Rechte solltest du weder Filmtitel öffentlich ankündigen noch das Programm drucken.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Filmmarathon?
Plane für den vollständigen Test mindestens 60 Minuten ein. Prüfe Bild, Ton, HDMI-Verbindung, Lautsprecher und jede Filmdatei; am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich einen kurzen zweiten Test durchführen.
Wann sollte man Getränke und Popcorn für eine Filmmarathon vorbereiten?
Kühle die Getränke am Vortag oder mindestens 4 Stunden vor Beginn. Popcorn, Geschirr und Snacks kannst du 60 bis 90 Minuten vor dem ersten Film bereitstellen, damit der Einlass nicht mit der Vorbereitung kollidiert.

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