Checklist pour organiser un lancement presse

Un lancement presse réussi repose sur une préparation très ordonnée : les bons journalistes invités, des informations envoyées au bon moment et une présentation parfaitement testée. Ce checklist vous aide à suivre les étapes, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, le stationnement et les câbles de secours. Les tâches et le matériel du plan vous permettent de vérifier chaque point sans improviser le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Sélectionner les contacts presse
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer des rappels
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Composer le dossier de presse
2 personnes
Finaliser le communiqué de presse
2 personnes
Faire vérifier le communiqué de presse
2 personnes
Rassembler le matériel audiovisuel
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Imprimer le programme
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le photographe
Réserver l’assistance technique
Envoyer les infos de parking
Partager l’itinéraire vers le lieu
Tester la technique
2 personnes
Répéter la présentation
3 personnes
Préparer la démonstration
3 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
2 personnes
Préparer les kits presse
3 personnes
Répartir les tables
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Préparer les kits presse
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Mettre en place le catering
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier le son et l’image
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les kits presse
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
Présenter l’ouverture
Assurer la présentation du produit
2 personnes
Animer la démonstration en direct
3 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Prendre des photos de presse
2 personnes
Animer les interviews
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Finaliser les derniers entretiens
2 personnes
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Conserver les données personnelles en toute sécurité
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Relayer le communiqué de presse
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Assurer le suivi des demandes médias

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Chaises des intervenantsqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à eauqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Appareil photoqté 2
Trépieds pour caméraqté 2
Cartes mémoireqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6
Barquettes repasqté 12

Décoration

Bannières au logo de l’entrepriseqté 3
Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Panneaux indicateursqté 8
Supports de badges nominatifsqté 60
Chevalets de tableqté 12

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant l’événement par la liste des invités, la sélection des contacts presse et la réservation du lieu, du traiteur, du photographe et de l’assistance technique.
Envoyez les invitations au moins 4 semaines à l’avance, puis un rappel 7 jours avant. Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités au traiteur.
Finalisez le communiqué et le dossier de presse au plus tard 5 jours avant le lancement. Faites relire le communiqué et rassemblez les présentations dans la version qui sera réellement utilisée.
Testez la technique la veille : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, microphones, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Répétez aussi la présentation et la démonstration avec le matériel prévu.
Préparez l’accueil 2 heures avant l’arrivée des invités : table d’inscription, badges nominatifs, programme imprimé, itinéraire, informations de parking et emplacement pour les manteaux. Gardez des batteries externes, cartes mémoire et câbles de rechange à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un lancement presse ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’inviter les journalistes 4 semaines à l’avance, de confirmer les intervenants et de réserver le lieu, le traiteur, le photographe et le support technique.
Quand envoyer les invitations pour un lancement presse ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Faites un premier suivi après 7 à 10 jours, puis un rappel final 7 jours avant l’événement avec l’horaire, l’adresse, le parking et l’itinéraire.
Quand préparer le dossier de presse et le communiqué ?: Préparez une première version au moins 10 jours avant le lancement. La version relue et validée doit être prête 5 jours avant, afin de pouvoir l’imprimer ou la transmettre sans correction de dernière minute.
Quand tester la technique pour un lancement presse ?: Faites un test complet la veille et une vérification rapide 2 heures avant l’accueil. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les prises disponibles.

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