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Pressekonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pressekonferenz steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die richtigen Pressekontakte müssen rechtzeitig eingeladen, Referenten bestätigt und Unterlagen fertiggestellt sein. Plane außerdem Registrierung, Technik, Catering und Bildmaterial nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von der Gästeliste bis zum Techniktest durch die wichtigsten Schritte. So erkennst du früh, was noch fehlt und welche Aufgaben voneinander abhängen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Pressekontakte auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerungen versenden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Pressemappe zusammenstellen

    2 Personen

  • Pressemitteilung finalisieren

    2 Personen

  • Pressemitteilung prüfen lassen

    2 Personen

  • Bildmaterial sammeln

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Programm drucken

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Fotograf buchen

  • Technischen Support buchen

  • Parkinformationen versenden

  • Weg zum Veranstaltungsort teilen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentation durchgehen

    3 Personen

  • Demo vorbereiten

    3 Personen

  • Cateringmengen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Pressekits verpacken

    3 Personen

  • Tische einteilen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Anmeldetisch aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Pressekits bereitlegen

    2 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

  • Catering aufbauen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Ton und Bild prüfen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Pressekits verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Gäste in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung präsentieren

  • Produktpräsentation durchführen

    2 Personen

  • Live-Demo begleiten

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

    2 Personen

  • Pressefotos machen

    2 Personen

  • Interviews begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Letzte Interviews abschließen

    2 Personen

  • Abschiedsgeschenke ausgeben

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Personendaten sicher aufbewahren

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos sicher speichern

  • Pressemitteilung nachsenden

    2 Personen

  • Dankesmail versenden

  • Medienanfragen nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Hohe TischeAnz. 6
  • EsstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Registrierungstisch
  • RednerstühleAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • WeingläserAnz. 70
  • WassergläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FotokameraAnz. 2
  • KamerastativeAnz. 2
  • SpeicherkartenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EssensbehälterAnz. 12

Dekoration

  • Firmenlogo-BannerAnz. 3
  • TischläuferAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Fotowand
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • TischaufstellerAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichtsetsAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 10
  • LichtstativeAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vorher und bearbeite Anmeldungen laufend. Eine Erinnerung etwa 3 bis 5 Tage vor der Pressekonferenz erhöht die Verbindlichkeit.
  • Fordere Präsentationen, Bildmaterial und Statements spätestens 5 Werktage vor dem Termin an. Für die Pressemappe und Pressemitteilung bleibt dann noch Zeit für Prüfung und Korrekturen.
  • Plane einen festen Registrierungstisch mit Namensschildern und gedrucktem Programm ein. Öffne die Anmeldung mindestens 30 Minuten vor Beginn, damit verspätete Ankünfte den Auftakt nicht stören.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI- und Verlängerungskabel am Veranstaltungsort mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Führe die Präsentation einmal vollständig mit den Referenten durch.
  • Bestätige Cateringmengen spätestens 3 Werktage vorher und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche. Stelle Wasser für Referenten und Gäste bereit; Kaffee und kleine Speisen sollten während des Ankommens verfügbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man zu einer Pressekonferenz einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Sende 3 bis 5 Tage vorher eine Erinnerung und teile dabei auch Parkinformationen sowie den Weg zum Veranstaltungsort.
Wann müssen Pressemappe und Pressemitteilung fertig sein?
Sammle Texte, Präsentationen und Bildmaterial spätestens 5 Werktage vorher. Die Pressemitteilung sollte mindestens 2 bis 3 Werktage vor der Pressekonferenz final geprüft sein, damit noch Korrekturen möglich sind.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einer Pressekonferenz?
Plane mindestens 60 Minuten für den Techniktest ein, bei einer Demo oder mehreren Präsentationen besser 90 Minuten. Prüfe dabei auch Ersatzkabel, Powerbanks, Speicherkarten und den Präsentationsklicker.
Wann sollte das Catering für eine Pressekonferenz bestellt werden?
Reserviere das Catering mindestens 7 bis 10 Tage vorher und bestätige die endgültige Menge 3 Werktage vor dem Termin. Erfasse Allergien und andere Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen.

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