Perslancering organiseren: checklist voor een strakke uitvoering
Een perslancering vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en een presentatie. Je werkt tegelijk aan perscontacten, aanmeldingen, sprekers, persmateriaal, locatie, catering en techniek. Begin met de gastenlijst en planning, zodat je weet hoeveel naambadges, stoelen, glazen en catering je nodig hebt. Test de presentatie, demo en audiovisuele apparatuur vooraf en controleer vlak voor de start ook de route, parkeerinformatie en dieetwensen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Perscontacten selecteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinneringen versturen
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Perskit samenstellen
2 personen
Persbericht finaliseren
2 personen
Persbericht laten controleren
2 personen
Beeldmateriaal verzamelen
2 personen
Naambadges maken
Programma afdrukken
Locatie reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Technische ondersteuning boeken
Parkeerinformatie versturen
Route naar locatie delen
Techniek testen
2 personen
Presentatie doorlopen
3 personen
Demo voorbereiden
3 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Perskits inpakken
3 personen
Tafels indelen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Perskits klaarleggen
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Catering opstellen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Geluid en beeld controleren
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Perskits uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
Opening presenteren
Productpresentatie verzorgen
2 personen
Live demo begeleiden
3 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Persfoto's maken
2 personen
Interviews begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Laatste interviews afronden
2 personen
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Restanten verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Persgegevens veilig opbergen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Persbericht nasturen
2 personen
Bedankmail versturen
Media-aanvragen opvolgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Hoge tafelsaantal 6
- Eettafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Sprekersstoelenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 70
- Waterglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Presentatieklikkeraantal 2
- Fotocameraaantal 2
- Camerastatievenaantal 2
- Geheugenkaartenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Maaltijdbakkenaantal 12
Decoratie
- Bedrijfslogo-bannersaantal 3
- Tafellopersaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowand
- Pijlbordenaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 60
- Tafelstandaardsaantal 12
Verlichting
- LED-lichtsetsaantal 6
- Sfeerlampenaantal 10
- Lichtstatievenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Selecteer eerst de perscontacten en stel daarna de gastenlijst vast. Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en parkeerbehoeften nog te kunnen verwerken.
- Maak de perskit en het persbericht niet pas op de dag zelf af. Laat het persbericht controleren en verzamel beeldmateriaal zodra de inhoud en woordvoering definitief zijn.
- Plan een volledige technische test met laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers. Loop ook de presentatie en demo door op de plek waar je ze uitvoert.
- Tel na de aanmelddeadline het aantal gasten opnieuw en bevestig de cateringhoeveelheden. Stem de opstelling van registratie-, eet- en hoge tafels af op de verwachte inloop en het programma.
- Leg naambadges en afgedrukte programma’s vóór de ontvangst klaar bij de registratietafel. Stuur route- en parkeerinformatie vooraf mee; bezoekers die dat missen, komen sneller te laat of bellen tijdens de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een perslancering organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, perscontacten, locatie en sprekers. Plan de technische test en de definitieve cateringbevestiging in de laatste 7 dagen.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een perslancering?
- Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de perslancering. Verstuur een herinnering ongeveer 7 dagen vooraf en verwerk daarna de laatste aanmeldingen en dieetwensen.
- Wanneer moet het persbericht voor een perslancering klaar zijn?
- Maak het persbericht uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf inhoudelijk af en laat het controleren. Voeg daarna de definitieve perskit en het beschikbare beeldmateriaal samen.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een perslancering?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor meubilair, registratie, catering en techniek. Houd daarnaast minstens 30 minuten vrij voor een laatste presentatie- en democontrole voordat gasten binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!