Checklist pour organiser un kilomètre vertical

Un kilomètre vertical demande une préparation plus précise qu’une course sur terrain plat : le parcours est court, mais la pente, l’accès aux secours et la logistique d’arrivée exigent une coordination rigoureuse. Cette checklist suit l’ordre utile, des autorisations aux inscriptions, puis au balisage et au briefing final. Prévois notamment le chronométrage, les parkings, les toilettes, le soutien médical et les moyens de communication entre le départ, l’arrivée et les points sensibles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Réserver l'itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Réserver les parkings
Réserver les toilettes
Réserver le chronométrage
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le briefing aux bénévoles
2 personnes
Réserver un soutien médical
Organiser les agents de circulation
Vérifier les prévisions météo
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Marquer les zones à risque
3 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Installer le matériel du parcours
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Planifier le transport jusqu’au sommet
2 personnes
Envoyer l’alerte météo
2 personnes

Événement

Monter l’aire de départ
6 personnes
Monter la zone d'arrivée
5 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Baliser l’itinéraire
6 personnes
Installer les panneaux d'avertissement
4 personnes
Occuper les points de circulation
4 personnes
Mettre en place les postes de secours
3 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Préparer les ravitaillements à l’arrivée
3 personnes
Distribuer les dossards
5 personnes
Ouvrir le dépôt des bagages
3 personnes
Briefer les participants
2 personnes
Ouvrir le sas de départ
4 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Enregistrer les heures d’arrivée
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Distribuer les bagages
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Servir le catering d’arrivée
4 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

Retirer la signalisation de parcours
5 personnes
Démanteler la zone de départ
5 personnes
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Livrer les toilettes propres
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 30
Bureaux d’inscriptionqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Puces de chronométrageqté 250
Flèches de directionqté 120
Ruban de balisageqté 12
Cônes de parcoursqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Bornes kilométriquesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 12
Ruban d'arrivéeqté 2
Médaillesqté 250
Gobeletsqté 6
Étiquettes de bagagesqté 250
Caisses à bagagesqté 20
Lacets de rechangeqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 3
Thermoboxesqté 8
Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
DAE
Couvertures de survieqté 30
Gants jetablesqté 100
Packs réfrigérantsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Pichets à caféqté 4
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les autorisations et la réservation de l’itinéraire plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions. Vérifie aussi l’assurance et les conditions d’accès au lieu de départ et d’arrivée.
Prépare un plan d’accès séparé pour les participants, les bénévoles et les secours. Pour un parcours en altitude ou difficile d’accès, confirme à l’avance comment le matériel médical et les équipes rejoindront les zones à risque.
Envoie aux participants les horaires, le profil du parcours, les consignes de sécurité, le retrait des dossards et les informations de stationnement au moins 7 jours avant la course. Demande les besoins alimentaires au même moment.
Attribue chaque bénévole à une mission et à un emplacement précis, puis envoie un briefing écrit au moins 48 heures avant le départ. Prévoyez des talkies-walkies ou des téléphones chargés pour les zones sans visibilité directe.
Inspecte à nouveau l’itinéraire la veille et après les dernières prévisions météo. Le balisage doit être visible dans les changements de direction, les zones exposées et l’arrivée ; garde du ruban, des flèches et des batteries de rechange sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un kilomètre vertical ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver l’itinéraire, le chronométrage et les secours, puis de recruter et briefer les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un kilomètre vertical ?: Ouvre-les lorsque le règlement, l’assurance, le parcours et les capacités d’accueil sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fixe aussi une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement pour finaliser les dossards et la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour un kilomètre vertical ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis au minimum une personne au départ, une à l’arrivée, une équipe pour les points à risque et une équipe mobile. Finalise la répartition au moins 48 heures avant et prévois des remplaçants pour les postes isolés.
Quand vérifier la météo et le parcours ?: Consulte les prévisions 72 heures avant, puis de nouveau la veille et le matin de la course. Réinspecte l’itinéraire après tout changement météo et retire ou signale immédiatement une zone devenue dangereuse.

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