Checklist para organizar un kilómetro vertical sin olvidar nada

Organizar un kilómetro vertical exige coordinar una ruta exigente, una salida, una meta y muchos puntos de control en poco tiempo. Esta checklist reúne el trabajo necesario desde los permisos y el seguro hasta las inscripciones, el cronometraje, la asistencia médica y el material de señalización. También contempla la organización de voluntarios, aparcamientos, aseos y entrega de dorsales. Sigue el plan por fases para detectar con tiempo lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar el reglamento de la competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
Reservar la ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
2 personas
Reservar los aparcamientos
Reservar los aseos
Reservar control horario
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar la sesión informativa a los voluntarios
2 personas
Reservar asistencia médica
Organizar a los controladores de tráfico
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a inspeccionar la ruta
3 personas
Marcar los puntos de riesgo
3 personas
Imprimir los dorsales
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Recoger los premios y medallas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar los materiales de la ruta
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Planificar el transporte a la cima
2 personas
Enviar aviso meteorológico
2 personas

Evento

Montar la zona de salida
6 personas
Montar la zona de meta
5 personas
Montar las mesas de registro
3 personas
Instalar control horario
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Marcar la ruta
6 personas
Colocar señales de advertencia
4 personas
Cubrir los puntos de control
4 personas
Montar puestos médicos
3 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Preparar el avituallamiento de meta
3 personas
Repartir dorsales
5 personas
Abrir la recepción de equipaje
3 personas
Informar a los participantes
2 personas
Abrir la zona de salida
4 personas
Dar la salida
2 personas
Registrar los tiempos de paso
4 personas
Repartir agua y fruta
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger a los participantes que llegan a meta
5 personas
Entregar las medallas
3 personas
Entregar el equipaje
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Servir la catering de meta
4 personas
Informar a los participantes sobre la salida
2 personas
Liberar la ruta
4 personas

Seguimiento

Retirar la señalización de ruta
5 personas
Desmontar la zona de salida
5 personas
Desmontar la zona de meta
5 personas
Recoger la basura
4 personas
Entregar los baños limpios
2 personas
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
Inventariar el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 30
Mostradores de registrocant. 4
Papeleracant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 250
Brazaletes con número de salidacant. 250
Chips de cronometrajecant. 250
Flechas de rutacant. 120
Cinta de señalizacióncant. 12
Conos de rutacant. 40
Vallas de separacióncant. 20
Marcadores de kilómetrocant. 12
Señales de advertenciacant. 12
Cinta de metacant. 2
Medallascant. 250
Vasoscant. 6
Etiquetas de equipajecant. 250
Cajas para equipajecant. 20
Cordones de repuestocant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Megáfonoscant. 3
Cajas térmicascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bidones de aguacant. 12

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
DEA
Mantas térmicascant. 30
Guantes desechablescant. 100
Bolsas de fríocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platos reutilizablescant. 250
Cubiertos reutilizablescant. 250
Jarras de cafécant. 4
Jarras de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Contenedores de basuracant. 8
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza los permisos, el seguro y la reserva de la ruta con varias semanas de margen: sin estas confirmaciones no conviene abrir las inscripciones ni publicar el reglamento.
Haz una segunda inspección de la ruta durante la semana anterior y marca cada punto de riesgo. Comprueba que las flechas, conos, cintas y señales de advertencia sean visibles con la luz y el tiempo previstos.
Cierra la lista de participantes al menos 3 días antes y prepara los dorsales, brazaletes y chips de cronometraje por orden de salida. Reserva algunos cordones de repuesto para evitar resolver incidencias en la mesa de registro.
Envía a los voluntarios un briefing escrito 48 horas antes con su puesto, horario, teléfono de contacto y procedimiento de emergencia. Asigna también walkie-talkies o teléfonos a los puntos sin cobertura fiable.
Revisa el material técnico y la alimentación el día anterior: carga tablets, móviles y baterías externas, prueba el portátil y el equipo de megafonía, y coloca vasos y suministros en salida, meta y controles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un kilómetro vertical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para solicitar permisos, comprobar el seguro, reservar la ruta y contratar la asistencia médica. Abre las inscripciones solo cuando esas bases estén confirmadas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Cierra la lista entre 2 y 3 días antes de la prueba para imprimir dorsales y preparar los chips de cronometraje. Lleva una pequeña reserva de material para cambios o inscripciones autorizadas de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un kilómetro vertical?: El número depende de la longitud y los cruces, pero asigna al menos una persona a cada punto de control, riesgo o tráfico, además del registro, la salida y la meta. Confirma los puestos y horarios 48 horas antes.
¿Cuándo hay que revisar la ruta?: Haz una inspección inicial al planificar el recorrido y otra durante los 5 a 7 días anteriores. Después de lluvia, viento o cambios en el terreno, vuelve a comprobar los puntos de riesgo y la señalización antes de la salida.

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