Verticale kilometer organiseren: checklist van start tot finish
Een verticale kilometer vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitdagend parcours. Je regelt tegelijk een veilige route, tijdregistratie, deelnemerscommunicatie en voldoende mensen op start, finish en risicopunten. Begin met vergunningen, verzekering en het reserveren van route en locaties; leg daarna vrijwilligers, medische ondersteuning en verkeersbegeleiding vast. In de laatste week controleer je het weer, inspecteer je de route opnieuw en maak je startnummers, routepijlen en deelnemersinformatie klaar. Deze checklist zet de 71 taken en 54 spullen in een bruikbare volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdreglement publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Route reserveren
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Parkeerterreinen reserveren
Toiletten reserveren
Tijdregistratie reserveren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing vrijwilligers versturen
2 personen
Medische ondersteuning reserveren
Verkeersbegeleiders regelen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw inspecteren
3 personen
Risicopunten markeren
3 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal controleren
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routebenodigdheden klaarzetten
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Transport naar de top plannen
2 personen
Weerswaarschuwing versturen
2 personen
Event
Startterrein opbouwen
6 personen
Finishterrein opbouwen
5 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Route markeren
6 personen
Waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
Verkeerspunten bemannen
4 personen
Medische posten inrichten
3 personen
Waterpost inrichten
3 personen
Finishbevoorrading klaarzetten
3 personen
Startnummers uitdelen
5 personen
Bagage-inname openen
3 personen
Deelnemers briefen
2 personen
Startvak openen
4 personen
Startschot geven
2 personen
Doorkomsttijden registreren
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers opvangen
5 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Bagage uitgeven
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Finishcatering serveren
4 personen
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen
Route vrijgeven
4 personen
Nazorg
Routebebording verwijderen
5 personen
Startterrein afbreken
5 personen
Finishterrein afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Toiletten schoon opleveren
2 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Locatie schoon opleveren
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 30
- Registratiebaliesaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Tijdregistratiechipsaantal 250
- Routepijlenaantal 120
- Markeerlintaantal 12
- Routekegelsaantal 40
- Afzethekkenaantal 20
- Kilometermarkeringenaantal 12
- Waarschuwingsbordenaantal 12
- Finishlintaantal 2
- Medaillesaantal 250
- Bekersaantal 6
- Bagagelabelsaantal 250
- Bagagekrattenaantal 20
- Reservevetersaantal 20
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Megafonenaantal 3
- Thermoboxenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Waterjerrycansaantal 12
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- LED-lichtsnoerenaantal 4
EHBO
- EHBO-koffersaantal 4
- AED
- Reddingsdekensaantal 30
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Koelpakkingenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 250
- Koffiekannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalcontainersaantal 8
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement, de route en de start- en finishlocatie zijn vastgelegd. Zo voorkom je dat deelnemers zich aanmelden voor informatie die later nog wijzigt.
- Plan de laatste route-inspectie binnen 7 dagen voor de wedstrijd. Markeer risicopunten opnieuw en controleer of routepijlen, kilometermarkeringen, waarschuwingsborden en afzethekken nog goed zichtbaar geplaatst kunnen worden.
- Stuur de vrijwilligersbriefing uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld per post de verzameltijd, portofoonkanaal, route naar de post en procedure bij een medisch incident.
- Test de tijdregistratie vóór de eerste deelnemer start met alle chips, tablets of laptops en powerbanks. Leg daarnaast mobiele telefoons en portofoons klaar voor communicatie als de registratie of verbinding uitvalt.
- Maak de deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd definitief. Neem daarin starttijd, parkeerterrein, aanmeldbalie, bagage-inlevering, routewaarschuwingen en de procedure bij slecht weer op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verticale kilometer organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met vergunningen, verzekering, route en locaties. Reserveer medische ondersteuning, tijdregistratie, toiletten en verkeersbegeleiders zo vroeg mogelijk, omdat deze onderdelen niet eenvoudig last minute te vervangen zijn.
- Wat moet ik regelen voor de route van een verticale kilometer?
- Reserveer de route en inspecteer die minimaal 2 keer: eerst tijdens de voorbereiding en opnieuw binnen 7 dagen voor de wedstrijd. Markeer risicopunten en leg routepijlen, markeerlint, routekegels, kilometermarkeringen en waarschuwingsborden klaar.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een verticale kilometer?
- Maak per taak en locatie een aparte bezetting voor registratie, routeposten, start, finish, bagage en verkeer. Plan daarnaast minimaal 1 coördinator die de vrijwilligers aanstuurt en zorg dat iedere post uiterlijk 3 dagen vooraf zijn briefing ontvangt.
- Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor de verticale kilometer?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd. Werk de deelnemerslijst en dieetwensen daarna nog één keer bij en deel alleen wijzigingen die invloed hebben op startnummer, starttijd, parkeren, route of bagage.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!