Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au restaurant

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple : les visiteurs s’inscrivent, trouvent facilement l’entrée, découvrent le restaurant et peuvent goûter sans attendre. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations avant de commander les produits frais. La veille, concentrez-vous sur l’installation, les menus, les étiquettes d’allergènes, les boissons et le matériel de service. Le jour même, gardez une personne disponible à l’accueil et testez le son avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Imprimer la liste des visiteurs
Établir la liste des allergènes
2 personnes
Imprimer les menus
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
Disposer les menus
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le stock du bar
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Finaliser les plats du buffet
3 personnes
Poser les étiquettes d’allergènes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir à jour la liste des visiteurs
Faire visiter le restaurant
2 personnes
Présenter les plats
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
Remercier les visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Nettoyer les toilettes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Guirlandesqté 6
Ballonsqté 50
Pompe à ballons
Badges nominatifsqté 80
Cartes de menuqté 20
Cartes des allergènesqté 20
Panneaux d’orientationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Brosses à vaisselleqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 3 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations avec une heure d’arrivée claire. Cela facilite les inscriptions et permet d’estimer le nombre de menus, de verres et de portions à préparer.
Demandez les allergies et régimes alimentaires lors de l’inscription, puis finalisez la liste des allergènes au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Placez les étiquettes directement devant chaque plat du buffet, pas sur une table séparée.
Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure et mettez-les au frais plusieurs heures avant l’accueil. Gardez une réserve au bar afin de ne pas interrompre le service pendant la visite des espaces.
Installez l’entrée, les panneaux d’itinéraire, les tables et les chaises la veille. Disposez les menus, les badges nominatifs et le point café après le nettoyage final pour éviter qu’ils ne soient déplacés.
Testez le micro sans fil et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez aussi la vaisselle, les couverts, les plateaux et les pinces de service : ce sont les éléments souvent oubliés au moment de finaliser le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au restaurant ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Il faut ce délai pour fixer le programme, envoyer les invitations, enregistrer les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et réserver le matériel nécessaire.
Quand faut-il confirmer le nombre de visiteurs ?: Arrêtez une première estimation 7 jours avant, puis imprimez la liste des visiteurs la veille. Gardez une petite marge pour les personnes venues sans inscription et pour les accompagnants ajoutés au dernier moment.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve séparée pour l’équipe et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Quand préparer les plats et les étiquettes d’allergènes ?: Préparez les bases et contrôlez les produits frais la veille. Finalisez les plats du buffet le jour même, puis posez les étiquettes d’allergènes juste avant l’installation du buffet afin qu’elles correspondent exactement aux préparations servies.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.