Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en un restaurante
Una jornada de puertas abiertas necesita más que un buen menú: hay que coordinar inscripciones, preferencias alimentarias, recorrido y servicio para que cada visitante sepa qué hacer al llegar. Esta checklist reúne 49 tareas y 38 materiales en el orden práctico de preparación. Te ayuda a cerrar a tiempo la lista de asistentes, imprimir menús y alérgenos, preparar el buffet y comprobar que mesas, vajilla, café y sonido estén listos antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Imprimir la lista de visitantes
Elaborar la lista de alérgenos
2 personas
Imprimir menús
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
Colocar los menús
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las provisiones del bar
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Terminar los platos del bufé
3 personas
Colocar etiquetas de alérgenos
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Probar el sistema de sonido
Instruir brevemente al equipo
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Llevar el registro de visitantes
Guiar por el restaurante
2 personas
Aclarar los platos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
Dar las gracias a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar el buffet
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
2 personas
Limpiar los baños
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Perchero
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas térmicascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Pinzas de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 50
- Bomba de globos
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Cartas del menúcant. 20
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Carteles de rutacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Cepillos para fregarcant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones varios días antes del evento y utiliza la lista final para confirmar reservas, preferencias dietéticas y alergias. Imprímela el mismo día para recibir a los visitantes sin depender del móvil.
- Prepara las etiquetas de alérgenos y los menús antes de terminar los platos del buffet. Colócalos junto a cada preparación, no en una mesa aparte, para que la información acompañe a la comida.
- Enfría las bebidas con antelación y revisa las neveras portátiles antes de montar la entrada. Calcula espacio adicional para las bebidas que se incorporen durante la jornada, no solo para la primera tanda.
- Monta primero el recorrido: entrada, perchero, señales, mesas y buffet. Después coloca decoración, tarjetas de nombre y cartas del menú; así no tendrás que mover adornos al corregir la distribución.
- Prueba el micrófono, los altavoces y los cables alargadores al menos 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba también el punto de café y la vajilla completa, porque las tazas, pinzas y bandejas suelen olvidarse hasta el último momento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar una jornada de puertas abiertas en un restaurante?
- Empieza la planificación al menos 3 semanas antes. Envía las invitaciones con tiempo, cierra las inscripciones varios días antes y reserva los últimos 2 días para compras, productos frescos y ajustes del montaje.
- ¿Cuándo debo preparar la lista de alérgenos y los menús?
- Prepara una primera versión al cerrar las recetas y revísala después de comprar los productos. Imprime los menús y las etiquetas de alérgenos el día anterior, cuando el buffet ya esté definido.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para una jornada de puertas abiertas?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de abrir, según la cantidad y el espacio disponible. Haz una última comprobación 60 minutos antes para reponer y dejar listas las provisiones del bar.
- ¿Cuánto tiempo antes debo montar el restaurante?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, buffet, entrada, señales y decoración. Deja la última hora para terminar los platos, colocar las etiquetas, preparar el café y probar el sistema de sonido.
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