Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du parc d'activités

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une coordination précise entre les entreprises participantes, les visiteurs et les prestataires. Commencez par fixer la date, le programme et le parcours, puis gérez les inscriptions, le stationnement et les besoins alimentaires. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les livraisons, refroidir les boissons, préparer les badges et tester la technique. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 67 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les entreprises participantes
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Attribuer les places de parking
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Contrôler le site et les accès
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le stand d’information
3 personnes
Installer les stands de l’entreprise
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Balisage du parking
3 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Instruire les employés
3 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Annoncer les présentations
Gérer l’installation sonore
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 10
Canapés de salonqté 4
Tabouretsqté 16
Nappesqté 18
Portants de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Louches à soupeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de poche rechargeablesqté 6
Chariots à mainqté 2
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Haches de cuisineqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tabourets de cuisineqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Pompes à ballonsqté 4
Drapeaux d'entrepriseqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 16
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Flyers du programmeqté 350
Packs d'informationqté 250
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sacs de tri des déchetsqté 80
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Stations de gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis confirmez la participation de chaque entreprise au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Vous pourrez ainsi établir un plan du site et un parcours visiteurs cohérents.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et arrêtez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Demandez le nombre de visiteurs, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accès.
Prévoyez les places de parking et la signalétique avant le jour J : les panneaux d’itinéraire doivent être installés aux entrées, aux croisements et près des zones de stationnement. Gardez aussi un plan imprimé pour l’équipe d’accueil.
Contrôlez les quantités de restauration à partir des inscriptions définitives, puis achetez les produits frais à conserver au froid la veille. Refroidissez les boissons et vérifiez les réfrigérateurs, glacières et bacs de maintien au chaud avant l’arrivée des visiteurs.
Réservez plusieurs heures pour l’installation : montez les tentes, placez tables et chaises, préparez les badges et dossiers d’information, puis testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les passe-câbles avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de parc d'activités ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer les entreprises participantes, préparer le programme, envoyer les invitations et organiser les fournisseurs.
Quand fermer les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Fermez le formulaire 3 à 5 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, d’ajuster le catering, de préparer les badges et d’envoyer les dernières informations aux visiteurs.
Combien de temps prévoir pour installer le site ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour monter les tentes, installer le mobilier, placer la signalétique et contrôler les accès. Ajoutez 30 à 60 minutes pour tester la sonorisation et les microphones.
Quand acheter les produits frais et refroidir les boissons ?: Achetez les produits frais la veille et conservez-les immédiatement au froid. Refroidissez les boissons au plus tard le matin de l’événement, en vérifiant que les réfrigérateurs et glacières ont assez de capacité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.