Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del polígono industrial
Una jornada de puertas abiertas en un polígono industrial necesita más coordinación que una simple invitación. Hay que hacer encajar a las empresas participantes, el recorrido de visitantes, los accesos, el aparcamiento, las inscripciones y el catering. Empieza por fijar la fecha y el programa, y trabaja después hacia la logística del recinto. Esta checklist reúne las gestiones y el material que conviene tener preparados antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar las empresas participantes
2 personas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Definir la ruta de visitantes
2 personas
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los paquetes informativos
3 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Revisar el recinto y los accesos
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el punto de información
3 personas
Montar los stands de empresas
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Señalizar la ruta de aparcamiento
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Instruir al personal
3 personas
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
Guiar visitas
4 personas
Anunciar presentaciones
Operar el sistema de sonido
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Separar los materiales dañados
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas altascant. 10
- Sofás loungecant. 4
- Taburetescant. 16
- Mantelescant. 18
- Percheros para camerinoscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 180
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
- Bandejas de servircant. 18
- Cucharones para sopacant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Linternas recargablescant. 6
- Carritos de manocant. 2
- Alfombrillas para cablescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Hachas de cocinacant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 6
- Taburetes de cocinacant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 300
- Bombas para globoscant. 4
- Banderas de la empresacant. 12
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 12
- Pizarrascant. 8
- Rotuladores de tizacant. 16
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Folletos del programacant. 350
- Paquetes informativoscant. 250
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de exteriorcant. 6
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Bolsas para separar residuoscant. 80
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 30
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
- Puestos de gel hidroalcohólicocant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la lista de empresas participantes con varias semanas de margen. Sin esa confirmación no podrás terminar el plano, la ruta de visitantes ni las invitaciones.
- Abre el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones y pregunta también por preferencias dietéticas. Usa las inscripciones cerradas para calcular acreditaciones, paquetes informativos, plazas de aparcamiento y raciones.
- Dibuja el recorrido completo sobre el plano del recinto, incluyendo entradas, salidas, aparcamiento y puntos de información. Coloca las señales de ruta antes del día del evento y comprueba que se leen desde varios metros.
- No dejes el montaje para la última hora: las carpas, mesas, sillas y mesas altas requieren tiempo y espacio para colocarse. Revisa también cables, regletas, micrófonos inalámbricos, equipo de sonido y alfombrillas para cables mediante una prueba técnica.
- Haz la compra por fases y separa los productos refrigerados del resto. Enfría las bebidas con antelación y verifica que hay suficientes neveras, máquinas de café, tazas, vasos reutilizables, platos, cubiertos y bandejas para el servicio previsto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas industrial?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, programa y empresas participantes. Reserva las 2 últimas semanas para cerrar inscripciones, confirmar proveedores, preparar acreditaciones y revisar el recinto.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones y abrir las inscripciones?
- Abre el formulario entre 4 y 6 semanas antes y envía las invitaciones en cuanto la fecha y el programa estén confirmados. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para ajustar catering, aparcamiento y materiales.
- ¿Cómo calcular el catering para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y añade un margen del 10 % para cambios de última hora. Separa las necesidades de café, bebidas, comida y opciones dietéticas, y compra los productos refrigerados lo más cerca posible del evento.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y revisar los accesos?
- Haz una prueba técnica completa el día anterior si el recinto ya está montado, o al menos 3 horas antes de la apertura. Recorre también la ruta de visitantes, comprueba las señales, los accesos y la asignación de aparcamiento antes de recibir al público.
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