Checklist voor een bedrijventerrein open dag organiseren
Een bedrijventerrein open dag vraagt om meer dan deelnemende bedrijven en een programma. Bezoekers moeten zonder zoeken kunnen parkeren, de juiste route vinden en weten waar ze informatie of catering krijgen. Leg daarom eerst datum, programma, bedrijven en terreinindeling vast; werk daarna aan uitnodigingen, aanmeldingen en leveranciers. In de laatste week controleer je aantallen, dieetwensen, techniek en materialen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouw en een laatste controle van toegangen en bezoekersroute.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende bedrijven bevestigen
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Bezoekersroute bepalen
2 personen
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Infopakketten samenstellen
3 personen
Routeborden klaarleggen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Terrein en toegangen controleren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Informatiestand opbouwen
3 personen
Bedrijfsstands inrichten
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Parkeerroute markeren
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Verlichting installeren
3 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Medewerkers instrueren
3 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Presentaties aankondigen
Geluidsinstallatie bedienen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Vermiste voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 120
- Statafelsaantal 10
- Loungebankenaantal 4
- Krukkenaantal 16
- Tafelkledenaantal 18
- Kleedkamerrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 180
- Dessertbordjesaantal 120
- Besteksetsaantal 180
- Serveerbladenaantal 12
- Serveerschalenaantal 18
- Soeplepelsaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadbare zaklampenaantal 6
- Handkarrenaantal 2
- Kabelmattenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksbijlenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Voorraadbakkenaantal 12
- Flessenopenersaantal 6
- Keukenkrukkenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 300
- Ballonpompenaantal 4
- Bedrijfsvlaggenaantal 12
- Pijlbordenaantal 20
- Informatiebordenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 16
- Naambadgesaantal 80
- Badgehoudersaantal 80
- Programmaflyersaantal 350
- Infopakkettenaantal 250
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Buitenlampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalscheidingszakkenaantal 80
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemaantal 4
- Dweilsetsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 8
- Handgelstationsaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de plattegrond vóór je uitnodigingen verstuurt. Zet bedrijven, parkeerplaatsen, bezoekersroute, catering en toiletten erop, zodat bezoekersinformatie niet later opnieuw hoeft te worden aangepast.
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de open dag voor een eerste telling. Gebruik die aantallen voor catering, infopakketten, naambadges, stoelen en drinkglazen; houd daarnaast een kleine reserve aan voor onverwachte bezoekers.
- Regel dieetwensen niet pas bij de catering op locatie. Vraag ze in het online aanmeldformulier uit en geef het verzamelde overzicht uiterlijk enkele dagen vooraf door aan de leverancier.
- Test geluidsset, draadloze microfoons, koffiezetapparaten en waterkokers vóór de opbouw. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten per plek klaar; zo hoef je op de ochtend zelf niet meer te improviseren.
- Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst tenten en stroom, daarna tafels en stoelen, vervolgens routeborden, infopakketten en catering. Reserveer minimaal 2 uur voor de terreincontrole en het klaarzetten van de bezoekersroute.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een bedrijventerrein open dag organiseren?
- Leg datum, programma en deelnemende bedrijven bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin daarna direct met de plattegrond, parkeerindeling, uitnodigingen en het aanmeldformulier.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een open dag versturen?
- Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en stuur 7 tot 10 dagen voor de open dag een herinnering. Zet in beide berichten de route, parkeerinformatie en uiterste aanmelddatum.
- Hoeveel catering moet ik inkopen voor een bedrijventerrein open dag?
- Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en tel 10 tot 15 procent reserve voor late of onverwachte bezoekers. Controleer de definitieve aantallen 3 tot 5 dagen vooraf en splits koelproducten, dranken en warme items apart uit.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bedrijventerrein open dag?
- Reken voor een terrein met tenten, tafels, stoelen, bewegwijzering en techniek op minimaal 4 uur opbouw. Laat daarna minstens 1 uur over voor het testen van geluid en stroom en voor een laatste controle van toegangen en bezoekersroute.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!