LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour une journée portes ouvertes au jardin communautaire

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple, des visites bien cadencées et un accueil prêt dès la première arrivée. Commencez par fixer le programme, ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. La dernière semaine, répartissez les bénévoles, briefez les guides et vérifiez l’accès, les toilettes, l’eau et l’éclairage. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tentes, les tables, les panneaux et le coin café avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer le programme et les visites guidées

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver du mobilier supplémentaire

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Briefer les guides

    2 personnes

  • Coordonner l’accès et la clé

  • Vérifier les chemins et l'accès

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes et l’eau

  • Définir le scénario météo

    2 personnes

  • Concevoir les panneaux d’orientation

  • Imprimer les plans et le programme

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Préparer les panneaux d'information

    2 personnes

  • Baliser les entrées du jardin et les stands

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas et les fruits

    3 personnes

  • Mettre en place le coin café et thé

    2 personnes

  • Tester l'éclairage et l'alimentation

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Mettre en place les aliments et les boissons

    3 personnes

  • Accueillir les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer la dernière ronde de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    2 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    4 personnes

  • Répondre aux questions sur le jardin

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Retirer les panneaux de route et la décoration

    2 personnes

  • Vérifier le mobilier emprunté

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Ranger le matériel de nettoyage

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Assurer le suivi des informations visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Bureau d’information
  • Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 60
  • Assiettesqté 80
  • Petits bolsqté 50
  • Couvertsqté 80
  • Pichets de serviceqté 8
  • Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 6
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Pinces de serviceqté 6

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Rallonges électriquesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Enceinte portable

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

  • Bannière de bienvenue
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Panneaux de directionqté 12
  • Panneaux d'informationqté 10
  • Badges nominatifsqté 80
  • Porte-badgesqté 80

Bureau

  • Chemises à pinceqté 4
  • Stylos à billeqté 20
  • Formulaires d'inscriptionqté 100
  • Brochures du programmeqté 100
  • Plansqté 100
  • Caisse à espèces

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Bacs de triqté 4
  • Balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Lampes de pocheqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez les horaires des visites guidées au moins 3 semaines à l’avance et indiquez une durée précise, par exemple 30 à 45 minutes. Prévoyez quelques places libres pour les visiteurs qui arrivent sans inscription.
  • Traitez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin d’ajuster les chaises, les gobelets, les en-cas et les besoins alimentaires. Gardez une liste imprimée à l’accueil, même si les inscriptions sont en ligne.
  • Répartissez les bénévoles sur trois postes minimum : accueil, visites et installation. Organisez un briefing de 20 minutes le jour même avec les horaires, les accès, la clé et le scénario prévu en cas de pluie.
  • Vérifiez les chemins, les entrées et les stands 48 heures avant l’ouverture. Installez les panneaux de direction et les plans de façon à ce qu’un visiteur puisse rejoindre l’accueil sans demander son chemin.
  • Refroidissez les boissons la veille et préparez le café, le thé, les fruits et les en-cas avant l’arrivée du public. Testez les rallonges, multiprises, lampes LED et l’enceinte au moins 2 heures avant le début des visites.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes au jardin communautaire ?
Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Le programme, les visites guidées, les invitations et les inscriptions doivent être lancés au plus tard 3 semaines avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 guide par visite et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Pour un groupe de 30 visiteurs, ajoutez un guide ou un assistant afin de garder les visites fluides.
Quand installer les tentes, les tables et les panneaux ?
Installez les tentes, les tables et les chaises le matin même, idéalement 2 heures avant l’ouverture. Les panneaux d’information, les badges et la signalétique peuvent être préparés la veille pour gagner du temps.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée portes ouvertes au jardin ?
Définissez un scénario météo au moins 7 jours avant et confirmez-le 24 à 48 heures avant l’événement. Prévoyez des tentes de réception, un parcours raccourci et un endroit couvert pour l’accueil, les boissons et les explications.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !