Checklist voor een volkstuin open dag

Een volkstuin open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen tuinen openzetten. Je regelt tegelijk een programma met rondleidingen, ontvangst, bewegwijzering, vrijwilligers en een eenvoudige catering. Begin met de route en taakverdeling; daarna volgen materialen, printwerk en boodschappen. Controleer vlak voor de opening vooral toegang, paden, toiletten, water, stroom en het weerscenario. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en rondleidingen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Extra meubilair reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleiders briefen
2 personen
Toegang en sleutel afstemmen
Paden en toegang controleren
2 personen
Toiletten en water controleren
Weerscenario bepalen
2 personen
Routeborden ontwerpen
Plattegronden en programma printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Infoborden voorbereiden
2 personen
Tuingangen en stands markeren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Licht en stroom testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Eten en drinken uitstallen
3 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Tuinvragen beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routeborden en decoratie verwijderen
2 personen
Geleend meubilair controleren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Schoonmaakmateriaal opbergen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersinformatie opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Informatiebalie
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiemokkenaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 50
Besteksetsaantal 80
Schenk kannenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Welkomstbanner
Vlaggenlijnenaantal 6
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Kantoor

Clipboardmappenaantal 4
Balpennenaantal 20
Aanmeldformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Plattegrondenaantal 100
Contantgeldkistje

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Sorteerbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rondleidingen uiterlijk 3 weken vooraf vast. Plan korte rondes met een duidelijk startpunt, zodat bezoekers niet zelf tussen tuiningangen en stands hoeven te zoeken.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een vrijwilligersindeling met minimaal één persoon voor ontvangst, één voor het koffie- en theepunt en per rondleiding een briefte rondleider. Zet ook een invaller op de lijst.
Print plattegronden en programma’s enkele dagen vooraf en maak voor elke vrijwilliger een naambadge. Reken voor routeborden op alle belangrijke kruisingen plus één extra bord bij de ingang.
Plan de boodschappen op basis van het eerste uur: reken 2 tot 3 drankjes per bezoeker en zet koffie, thee, water, hapjes en fruit pas op de ochtend zelf klaar. Koel dranken vooraf en gebruik aparte schalen en tangen voor het serveren.
Bepaal uiterlijk 3 dagen vooraf wat je doet bij regen of harde wind. Controleer op de ochtend zelf partytenten, verlenghaspels, stekkerdozen en ledlampen; bouw tenten alleen op als ze veilig kunnen worden verankerd.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een volkstuin open dag organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met het programma, de uitnodigingen en de aanmeldingen. Reserveer extra meubilair en deel vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de open dag in.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een volkstuin open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor catering en 1 rondleider per gelijktijdige rondleiding. Voeg bij meer dan 30 bezoekers minstens 1 persoon toe voor routevragen en praktische hulp.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een volkstuin open dag?: Houd voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per bezoeker aan, inclusief koffie, thee en water. Koel de dranken vooraf en zorg voor extra water als bezoekers langere rondleidingen maken.
Wat moet ik regelen bij regen tijdens een volkstuin open dag?: Bepaal uiterlijk 3 dagen vooraf of de open dag doorgaat, wordt ingekort of naar beschutte plekken verhuist. Controleer op de ochtend zelf de paden, partytenten, stroomvoorziening en routeborden; bij onveilige wind laat je tenten weg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.