Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme pédagogique

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez la date, le programme et les horaires d’ouverture avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre l’arrivée du public et le début de la première activité animale.
• Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Le nombre de participants détermine les quantités de sandwichs, d’en-cas, de café et de thé.
• Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, orientation, activités animalières, repas et surveillance des barrières. Prévoyez au moins une personne joignable pour chaque zone pendant toute la durée d’ouverture.
• Vérifiez les autorisations, les toilettes et le contact du vétérinaire avant la dernière semaine. Contrôlez aussi les prévisions météo 3 jours avant, puis la veille, afin d’ajuster les tentes et les espaces d’activités.
• Installez les tables, chaises, tentes, barrières et panneaux avant l’arrivée des visiteurs. Testez l’enceinte et le micro sans fil une fois les rallonges et multiprises branchées, puis préparez le café, le thé et les aliments juste avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme pédagogique ?

Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les activités animalières, les bénévoles et les invitations peuvent ainsi être confirmés sans devoir tout régler dans les derniers jours.

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes à la ferme ?

Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, puis relancez les personnes inscrites environ 7 jours avant. Cette relance permet de confirmer les horaires et de récupérer les informations alimentaires manquantes.

Combien de bénévoles prévoir pour une ferme pédagogique ouverte au public ?

Prévoyez au minimum une personne par zone active : accueil, orientation, activités animales, repas et sécurité. Ajoutez une personne volante dès que plusieurs activités se déroulent en même temps ou que le public attendu dépasse 50 visiteurs.

Quand préparer les repas et les boissons pour la journée portes ouvertes ?

Faites les courses non périssables la veille ou quelques jours avant, puis récupérez les produits frais le jour précédent. Préparez le café, le thé, les sandwichs et les en-cas juste avant l’ouverture, en gardant les produits sensibles dans des glacières avec des pains de glace.

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