Open dag kinderboerderij organiseren: complete checklist

Een open dag op de kinderboerderij vraagt om meer dan bezoekers ontvangen en dieren laten zien. Je regelt tegelijk een publieksprogramma, veilige looproutes, vrijwilligers, catering en extra aandacht voor dierenwelzijn. Begin met datum, openingstijden en activiteiten en werk daarna terug naar uitnodigingen, vergunningen en boodschappen. In de laatste week controleer je onder meer toiletten, weersverwachting, dierenartscontact en materialen. Met deze checklist zie je wat eerst moet en wat je pas op de dag zelf klaarzet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingstijden met locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Dierenactiviteiten reserveren
Vergunningen controleren
Toiletten controleren
Dierenartscontact bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Dierenvoer klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Podiumvrije activiteitenhoeken maken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes bereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Handwaspunten inrichten
2 personen
Dieren en verblijven controleren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Dierenvoermoment begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Dieren naar nachtruimtes brengen
3 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Dierenverblijven nalopen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Kledingrek

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 100
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveertraysaantal 6
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Dierenbannersaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 8

Kinderactiviteiten

Kleurplatenaantal 250
Kleurpotlodensetsaantal 20
Dierenstempelsetsaantal 6
Houten spelletjesaantal 6
Naamstickersaantal 250
Dierenvoerbakjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Handdesinfectiepuntenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan dierenactiviteiten pas nadat programma en openingstijden vaststaan. Zo weet je hoeveel vrijwilligers je per activiteit nodig hebt en voorkom je dubbele reserveringen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmeldingen en controleer ze opnieuw voordat je boodschappen doet. Houd koelproducten apart en haal ze zo laat mogelijk op.
Controleer vergunningen, toiletten en afzettingen minimaal één week vooraf. Op de dag zelf moeten bezoekers veilig langs dierenverblijven en activiteitenhoeken kunnen lopen.
Test de draagbare speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór opening. Leg route- en informatieborden bovendien klaar voordat bezoekers arriveren.
Houd de weersverwachting dagelijks in de gaten vanaf drie dagen voor de open dag. Bij regen moeten partytenten, tafels, stoelen en activiteitenhoeken tijdig op een veilige plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag op de kinderboerderij organiseren?: Leg datum, programma en openingstijden bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligers, vergunningen en materiaalcontroles.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag op de kinderboerderij?: Plan minimaal één vrijwilliger per activiteit of publiekszone en daarnaast één coördinator voor de hele dag. Tel extra mensen voor opbouw, catering en toezicht bij dierenverblijven apart mee.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een open dag doen?: Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en koop houdbare producten dan in. Haal koelproducten op de dag zelf of maximaal één dag eerder op, afhankelijk van de bewaarmogelijkheden.
Wanneer zet ik de dierenactiviteiten en informatieborden klaar?: Zet dierenvoer en materialen voor activiteiten vlak vóór opening klaar, zodat ze schoon en overzichtelijk blijven. Plaats route- en informatieborden na de opbouw van afzettingen en activiteitenhoeken, uiterlijk 30 minuten voor ontvangst van bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.