Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en établissement de soins

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et une organisation précise pour l’équipe. Commencez par définir le public, le programme et les horaires, puis structurez les inscriptions, les visites et l’accueil. Prévoyez aussi les besoins alimentaires et d’accessibilité avant de répartir le personnel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux brochures, badges, boissons et encas du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible des visiteurs
2 personnes
Définir le programme et les horaires
2 personnes
Préparer la visite guidée
2 personnes
Choisir des activités pour les visiteurs
3 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recueillir les besoins d'accessibilité
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Faire les réservations
Répartir le personnel pour les visites guidées
2 personnes
Répartir le personnel d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier le parcours dans le bâtiment
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Rendre les espaces accessibles
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les brochures d'information
2 personnes
Imprimer les plans
Faire les courses
2 personnes
Marquer séparément les produits diététiques
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les tables d’information
3 personnes
Préparer le matériel d’activité
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les salles de visite guidée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing aux animateurs
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Répondre aux questions aux tables d’information
4 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir séparément les produits adaptés aux régimes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les activités
2 personnes
Garder la salle de repos disponible
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Encadrer les activités de la courte pause
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Ranger le matériel d'activités
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Jeter les aliments impropres
Trier les badges et les brochures
Rassembler les objets trouvés
Archiver la liste de présence
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 8
Couverts de serviceqté 12
Plaques à inductionqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Vasesqté 8
Cadres photoqté 6
Badges nominatifsqté 70
Pâte adhésiveqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires au moins 4 semaines à l’avance. Prévoyez des créneaux de visite guidée de 30 à 45 minutes, avec un temps de 10 minutes entre deux groupes.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité dès l’inscription, puis confirmez-les 7 jours avant l’événement. Gardez les produits diététiques séparés et clairement identifiés.
Vérifiez le parcours dans le bâtiment au plus tard 3 jours avant l’ouverture. Contrôlez les issues de secours, les passages accessibles et les points où un visiteur pourrait se perdre.
Répartissez l’accueil, les visites guidées et l’accompagnement des bénévoles au moins 1 semaine avant. Prévoyez une personne référente pour les questions et les imprévus pendant toute la durée d’ouverture.
Préparez les badges, brochures et plans la veille. Refroidissez les boissons, stockez le catering au frais et installez l’accueil assez tôt pour éviter que les premiers visiteurs attendent debout.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes en établissement de soins ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de définir le programme, d’envoyer les invitations, d’enregistrer les inscriptions et d’organiser les visites, l’accueil et l’accessibilité.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les demandes d’accessibilité.
Combien de personnes faut-il par visite guidée ?: Limitez chaque groupe à environ 10 à 15 visiteurs pour que chacun entende les explications et circule facilement. Prévoyez un accompagnateur supplémentaire si le parcours comporte plusieurs espaces ou des personnes nécessitant une assistance.
Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: Préparez les badges nominatifs, les brochures, les plans et les espaces d’accueil. Mettez les boissons au frais, vérifiez le matériel électrique et regroupez le catering dans un espace réfrigéré avant l’arrivée de l’équipe.

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