Checklist voor een inloopdag in een zorginstelling
Een inloopdag in een zorginstelling vraagt om meer dan een programma en koffie. Bezoekers moeten eenvoudig binnenkomen, weten waar ze heen kunnen en veilig door het gebouw bewegen. Plan daarom niet alleen rondleidingen en activiteiten, maar ook aanmeldingen, dieetwensen, toegankelijkheid en de inzet van medewerkers. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te zetten, van doelgroep en uitnodiging tot ontvangst, catering en de laatste controle op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Bezoekersdoelgroep vaststellen
2 personen
Programma en tijden bepalen
2 personen
Rondleiding voorbereiden
2 personen
Activiteiten voor bezoekers kiezen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Medewerkers voor rondleidingen indelen
2 personen
Medewerkers voor ontvangst indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Route door gebouw controleren
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Ruimtes toegankelijk maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatiefolders printen
2 personen
Plattegronden printen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetproducten apart markeren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Informatietafels inrichten
3 personen
Activiteitenmateriaal klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Rondleidingsruimtes nalopen
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing activiteitenbegeleiders geven
4 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Vragen bij informatietafels beantwoorden
4 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetproducten apart serveren
2 personen
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
2 personen
Rustruimte beschikbaar houden
Toiletten tussentijds controleren
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Korte pauzeactiviteiten begeleiden
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Buffet afbouwen
3 personen
Activiteitenmateriaal opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Onbruikbaar voedsel weggooien
Naamkaartjes en folders sorteren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangstbalie
- Krukkenaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffielepelsaantal 60
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Keukenschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 12
- Inductiekookplatenaantal 2
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
Decoratie
- Ballonnenaantal 80
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Vazenaantal 8
- Fotolijstenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 70
- Kleefgumaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Tafellampenaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met doelgroep, programma en tijden. Reserveer daarna direct de ruimtes en bepaal hoeveel bezoekers je per rondleiding aankunt.
- Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Bevestig aanmeldingen ongeveer 1 week voor de inloopdag, zodat je aantallen en indeling kunt bijwerken.
- Plan rondleidingen in groepen en geef medewerkers een duidelijke route. Controleer minimaal 1 week vooraf of deuren, gangen, ruimtes en vluchtroutes toegankelijk en vrij zijn.
- Maak voor de ontvangst een indeling met ontvangstbalie, naamkaartjes, plattegronden en informatiefolders. Houd minstens 1 medewerker vrij voor vragen en onverwachte bezoekers, in plaats van iedereen aan een rondleiding te koppelen.
- Koel dranken en catering op tijd, maar bewaar gekoelde producten tot het laatste moment in koelkast of koelbox. Markeer dieetproducten apart en zet per eet- en drinkpunt servies, serveerbestek en afvalbakken klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een inloopdag in een zorginstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor doelgroep, programma, ruimtes en medewerkers; verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de dag.
- Hoeveel medewerkers heb ik nodig voor een inloopdag in een zorginstelling?
- Plan per rondleiding minimaal 1 begeleider en houd daarnaast minstens 1 medewerker voor ontvangst en vragen beschikbaar. Bij meerdere gelijktijdige groepen heb je dus minimaal het aantal rondleiders plus 1 ontvangstmedewerker nodig.
- Wanneer moet ik dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uitvragen?
- Vraag dit direct bij de aanmelding uit, uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer de gegevens opnieuw bij de bevestiging, ongeveer 1 week voor de inloopdag.
- Hoeveel koffie en drank moet ik voorzien voor een inloopdag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte verblijfsduur. Voorzie extra water tijdens rondleidingen en houd gekoelde voorraad tot vlak voor de start gekoeld.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!