Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas en un centro de atención necesita más que una visita guiada y una mesa de recepción. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la definición del público y el programa hasta la preparación del edificio, el personal, la información y el catering. Incluye controles que suelen quedar para el último momento, como las necesidades de accesibilidad, las rutas de evacuación, las preferencias dietéticas y la refrigeración de los alimentos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el público objetivo
2 personas
Determinar el programa y los horarios
2 personas
Preparar la visita guiada
2 personas
Elegir actividades para los visitantes
3 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Recopilar necesidades de accesibilidad
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Hacer reservas
Asignar personal para las visitas guiadas
2 personas
Asignar al personal para la recepción
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar la ruta por el edificio
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Habilitar el acceso a los espacios
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir folletos informativos
2 personas
Imprimir los planos
Hacer la compra
2 personas
Marcar aparte los productos dietéticos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar mesas de información
3 personas
Preparar el material de actividades
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Revisar las salas de visitas guiadas
2 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar la sesión informativa a los monitores de actividades
4 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Servir café y té
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Responder preguntas en las mesas de información
4 personas
Coordinar actividades
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir por separado los productos para dietas
2 personas
Dirigir a los visitantes a las actividades
2 personas
Mantener disponible la zona de descanso
Comprobar los baños periódicamente
Recoger la vajilla usada
2 personas
Coordinar actividades de la pausa breve
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar el buffet
3 personas
Recoger el material de actividades
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Desechar la comida no apta
Ordenar las tarjetas de nombre y los folletos
Recoger objetos perdidos
Archivar la lista de asistencia
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de recepción
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 60

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Bandejas de cocinacant. 8
Cubiertos de serviciocant. 12
Placas de induccióncant. 2

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neverascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección

Decoración

Globoscant. 80
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 8
Jarronescant. 8
Marcos de fotoscant. 6
Tarjetas de nombrecant. 70
Masilla adhesivacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesacant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Define el programa con horarios concretos para la recepción, las visitas guiadas y las actividades. Si habrá varios grupos, fija la duración de cada recorrido y deja unos minutos entre uno y otro para evitar acumulaciones.
Cierra las inscripciones con antelación suficiente para asignar personal y preparar materiales. Pregunta en el mismo formulario por preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad, y confirma cada inscripción antes de la jornada.
Recorre el edificio siguiendo exactamente la ruta prevista y comprueba que todos los espacios estén accesibles. Haz esta revisión antes de abrir las puertas y verifica también las rutas de evacuación, no solo la entrada principal.
Prepara la recepción para que funcione desde el primer minuto: tarjetas de nombre, folletos, planos y una persona asignada para registrar o recibir a los visitantes. Coloca el material de forma visible y evita que la recepción bloquee el paso.
Refrigera las bebidas y guarda el catering en frío hasta el momento de servirlo. Separa y marca los productos dietéticos, y comprueba antes de empezar que hay suficientes recipientes, utensilios de servicio y equipos para preparar café y té.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes de la fecha prevista. Así tendrás tiempo para registrar las inscripciones, recoger datos de accesibilidad y alimentación, y confirmar la asistencia antes de preparar los grupos.
¿Cuánto dura normalmente una visita guiada en un centro de atención?: Reserva entre 30 y 45 minutos por recorrido, según el número de espacios que se visiten. Añade al menos 10 minutos entre grupos para que el personal pueda acompañar a los visitantes sin prisas y reorganizar la recepción.
¿Cuándo hay que comprobar la accesibilidad y las rutas de evacuación?: Haz la primera comprobación al menos una semana antes y repásala el mismo día. Comprueba la ruta completa, los espacios habilitados y cualquier obstáculo temporal, como mesas, sillas o material de recepción.
¿Cuánta bebida y catering necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la cantidad según la duración y el programa. Compra y prepara el catering después de cerrar las inscripciones, pero mantén los alimentos refrigerados hasta servirlos.

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