Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de distillerie

Une journée portes ouvertes en distillerie demande plus qu’une dégustation improvisée. Il faut faire circuler les visiteurs sans gêner la production, encadrer l’alcool, prévoir les inscriptions et rendre chaque étape compréhensible. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la date et du parcours jusqu’au paiement et au rangement. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, verres disponibles, signalétique et répartition de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le parcours de la visite
2 personnes
Composer la sélection de dégustation
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer les commandes fournisseurs
Réserver le catering
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Désigner les guides de visite
Planifier l’équipe du bar
Établir le planning de l'équipe caisse
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Établir les règles de dégustation
2 personnes
Créer le plan
Préparer la signalétique
2 personnes
Imprimer les menus
Créer les badges nominatifs
Tester le terminal de paiement
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
Vérifier les verres et la vaisselle
2 personnes
Préparer le récit de la visite guidée
2 personnes
Définir l’ordre de la dégustation
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réceptionner les boissons
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Sécuriser la zone de production
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter l'installation du bar
3 personnes
Installer les stands de dégustation
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet d’amuse-bouches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les panneaux de visite
2 personnes
Installer les barrières
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer la caisse et l'entrée
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Vérifier les toilettes
Briefer les guides
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe bar
4 personnes
Briefer l’équipe de caisse
2 personnes

Événement

Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Servir les dégustations
3 personnes
Présenter la dégustation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réapprovisionner le stock derrière le bar
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les verres et la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer l’espace de production
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Table de caisse
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres de dégustationqté 300
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Carafesqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 8
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 250
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Lunettes de sécuritéqté 20
Protections auditivesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 2
Caisse d'espèces
Coupe-braceletsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le programme et le parcours de visite, puis attribuez une durée à chaque étape. Prévoyez une marge de 10 à 15 minutes entre deux groupes pour éviter qu’ils se croisent dans les zones étroites.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’ouverture et notez les besoins alimentaires dans une liste unique. Un dernier contrôle 48 heures avant permet d’ajuster le catering et le nombre de verres à eau.
Définissez l’ordre de dégustation avant d’imprimer les menus. Servez les produits les plus légers avant les plus puissants et prévoyez de l’eau à chaque poste, avec des règles de dégustation visibles.
Testez le terminal de paiement, la caisse et les rallonges au moins la veille. Gardez une solution de secours pour les paiements et vérifiez que la table de caisse ne bloque pas la sortie.
Briefez les guides, l’équipe du bar et la caisse avant l’arrivée du public. Distribuez les consignes de sécurité, indiquez qui gère un visiteur trop alcoolisé et faites un tour complet de la signalétique 30 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour une visite de distillerie ?: Prévoyez généralement 45 à 60 minutes pour la visite et la dégustation. Ajoutez 10 à 15 minutes entre les groupes pour l’accueil, les déplacements et le nettoyage des verres.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, surtout si les places sont limitées. Fermez ou relancez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de confirmer le catering et les équipes.
Combien de verres prévoir par visiteur ?: Comptez au minimum un verre de dégustation par personne et prévoyez 10 à 15 % de réserve. Ajoutez un verre à eau par visiteur, avec davantage de verres si les groupes se succèdent rapidement.
Combien de personnes faut-il pour encadrer l’événement ?: Prévoyez au minimum un guide par groupe, une personne au bar et une personne à la caisse. Pour un flux continu ou plusieurs espaces, ajoutez une personne d’accueil et une personne dédiée à la circulation et à la sécurité.

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