Checklist voor een distilleerderij open dag

Een distilleerderij open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers ontvangen en glazen inschenken. Je plant een logische rondleidingroute, stelt de proeverijvolgorde vast en verdeelt bar-, kassa- en begeleidingstaken. Regel vergunningen, verzekering en leveranciers vroeg genoeg, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Deze checklist helpt je stap voor stap van programma en uitnodigingen naar inrichting, ontvangst en afronding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingroute bepalen
2 personen
Proeverijselectie samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersbestellingen plaatsen
Catering reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Rondleidingsbegeleiders aanwijzen
Barteam inroosteren
Kassateam inroosteren
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Proeverijregels opstellen
2 personen
Plattegrond maken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Menukaarten drukken
Naambadges maken
Pinapparaat testen
Voorraad inventariseren
2 personen
Glazen en servies controleren
2 personen
Rondleidingsverhaal voorbereiden
2 personen
Proeverijvolgorde vastleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken ontvangen
2 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Productieruimte veiligstellen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barinrichting opbouwen
3 personen
Proeverijstations inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjesbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
Afzettingen plaatsen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Kassa en entree klaarzetten
2 personen
Naamstickers klaarleggen
Toiletten controleren
Briefing rondleiders geven
3 personen
Briefing barteam geven
4 personen
Briefing kassateam geven
2 personen

Event

Entree en registratie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Proeverijen schenken
3 personen
Proeverij-uitleg geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Voorraad achter de bar aanvullen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Glazen en servies reinigen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Productieruimte reinigen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kassatafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Proefglazenaantal 300
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handlampenaantal 4

Keuken

Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Kurken trekkersaantal 4
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Menubordenaantal 8
Naambadgesaantal 60
Polsbandjesaantal 250
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermersaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Kantoor

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 2
Contantgeldkist
Polsbandjessnijderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rondleidingroute minimaal 6 weken vooraf vast. Zo kun je uitnodigingen versturen met een duidelijke starttijd, verwachte duur en capaciteit per rondleiding.
Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de open dag en verwerk aanmeldingen direct. Vraag daarbij naar dieetwensen en noteer wie aan een rondleiding of proeverij deelneemt.
Plan per bezoekersstroom aparte rollen in: wijs rondleidingsbegeleiders aan, maak een barrooster en zet een kassateam klaar. Test het pinapparaat minstens 3 dagen vooraf en regel een alternatief als de verbinding uitvalt.
Zet proeverijregels en veiligheidsinstructies zichtbaar bij de ingang en bij de proefruimte. Gebruik naambadges, bewegwijzering en een plattegrond zodat bezoekers niet tussen productie, bar en kassa verdwalen.
Controleer 1 dag vooraf de voorraad, glazen, servies, koeling, verlengkabels en stekkerdozen. Zet waterglazen en waterpunten klaar naast de proefglazen en reserveer extra tijd voor het vullen, koelen en schoonmaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een distilleerderij open dag organiseren?: Begin minstens 8 weken vooraf met datum, programma, route en vergunningen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en rond bestellingen en personeelsroosters uiterlijk 2 weken voor de open dag af.
Hoeveel medewerkers heb ik nodig voor een distilleerderij open dag?: Plan minimaal één begeleider per rondleiding, daarnaast een barteam en een apart kassateam. Bij meerdere gelijktijdige groepen heb je per groep een extra begeleider nodig; houd ook 1 à 2 mensen achter de hand voor pauzes en onverwachte drukte.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een distilleerderij proeverij?: Reken per verwachte bezoeker op minstens één proefglas en één waterglas, plus ongeveer 10 tot 15 procent reserve. Bij drie proefrondes is een extra set glazen handig als tussentijds afwassen niet haalbaar is.
Wanneer moet ik de proeverijvolgorde en veiligheidsregels vastleggen?: Leg de proeverijvolgorde en regels uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat menukaarten en instructies op tijd klaar zijn. Bespreek veiligheidsinstructies opnieuw tijdens de briefing op de ochtend van de open dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.