Organiser une journée portes ouvertes d’entrepreneurs sans rien oublier

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une préparation précise, surtout lorsque plusieurs entrepreneurs partagent le même site. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : fixer le programme, confirmer les participants, gérer les inscriptions, puis préparer les stands, l’accueil et le catering. Prévoyez aussi les détails souvent réglés trop tard, comme la signalétique, les badges, le refroidissement des boissons et l’acheminement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les commerçants participants
2 personnes
Répartir le site et l’espace public
2 personnes
Attribuer les emplacements aux entrepreneurs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les informations visiteurs
Passer la commande traiteur
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Envoyer le briefing des entrepreneurs
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer la liste des inscrits
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands des entrepreneurs
8 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir les stands des entrepreneurs
12 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Encadrer les séances photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les stands des entrepreneurs
8 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Archiver les photos et les fichiers des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphone
Haut-parleur portableqté 2
Lecteur audio
Tiroirs-caissesqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 12
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Chariots de ménageqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez aux entrepreneurs participants de confirmer leur présence et leurs besoins au moins 3 semaines à l’avance.
Attribuez chaque emplacement avant de créer le plan du site. Indiquez les accès, les tentes, les tables, les prises électriques et le point d’accueil pour éviter les changements le jour même.
Clôturez les inscriptions visiteurs quelques jours avant l’événement et imprimez la liste finale. Gardez une petite marge pour les arrivées sans inscription et préparez les badges nominatifs à l’avance.
Passez la commande traiteur après avoir recueilli les besoins alimentaires. Prévoyez le stockage au frais, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour précédent ou le matin même.
Réservez le matériel suffisamment tôt, notamment les tentes, tables, chaises, machines à café, rallonges et sonorisation. Organisez l’acheminement sur le site avec une heure d’arrivée précise, idéalement avant l’accueil des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes d’entrepreneurs ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Prévoyez ensuite une relance 7 jours avant et confirmez les informations pratiques avec les inscrits quelques jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer les tentes, tables, chaises, badges, programmes et panneaux directionnels. Ajoutez 30 minutes pour tester les rallonges, le microphone et le haut-parleur portable.
Quand commander le traiteur pour une journée portes ouvertes ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir vérifié le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires. Confirmez les quantités 2 ou 3 jours avant si les inscriptions restent ouvertes.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % pour les arrivées imprévues et gardez les boissons au frais avant l’ouverture.

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