LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een open dag van de ondernemersvereniging

Een open dag met meerdere ondernemers vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, programma, deelnemers en publieksruimte vast; daarna volgen uitnodigingen, promotie en aanmeldingen. In de laatste week controleer je catering, bewegwijzering, badges, folders en technische middelen. Plan de materialen niet pas op de ochtend zelf: partytenten, tafels, stoelen, koffieapparaten, koelboxen en verlengkabels moeten op tijd beschikbaar en op locatie zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Deelnemende ondernemers bevestigen

    2 personen

  • Locatie en publieksruimte indelen

    2 personen

  • Standplaatsen aan ondernemers toewijzen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Open dag online publiceren

  • Promotieposters verspreiden

    3 personen

  • Socialmediaberichten plaatsen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekersinformatie bevestigen

  • Cateringbestelling plaatsen

    2 personen

  • Reserveringen voor materialen maken

  • Ondernemersbriefing versturen

  • Plattegrond en bewegwijzering maken

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Programmafolders printen

    2 personen

  • Aanmeldlijst printen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Catering gekoeld opslaan

    2 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    4 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Ondernemersstands inrichten

    8 personen

  • Registratietafel opbouwen

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet klaarzetten

    4 personen

  • Hapjes uitstallen

    3 personen

  • Muziek en microfoon testen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Briefing ontvangstteam geven

    3 personen

  • Briefing cateringteam geven

    3 personen

Event

  • Deuren openen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Bezoekers registreren

    3 personen

  • Programmafolders uitdelen

    2 personen

  • Ondernemersstands bemannen

    12 personen

  • Rondleidingen begeleiden

    3 personen

  • Presentaties begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    2 personen

  • Fotomomenten begeleiden

  • Laatste bezoekers informeren

    2 personen

Nazorg

  • Ondernemersstands afbouwen

    8 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koelboxen legen

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Verlichting uitschakelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    4 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Materialen terugbrengen

    4 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Foto- en deelnemersbestanden archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Biertafelsaantal 8
  • Klaptafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 6
  • Tafelkledenaantal 18
  • Krukkenaantal 12

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 150
  • Wijnglazenaantal 80
  • Bordenaantal 150
  • Dessertbordjesaantal 100
  • Vorkenaantal 150
  • Messenaantal 150
  • Lepelsaantal 100
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveertraysaantal 12

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Koelboxenaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Microfoon
  • Mobiele speakeraantal 2
  • Muziekspeler
  • Kassaladesaantal 2
  • Powerbanksaantal 4

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 150
  • Ballonlintaantal 3
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Naambadgesaantal 120
  • Badgehoudersaantal 120
  • Pijlbordenaantal 12
  • Programmastandaardsaantal 6
  • Statafelrokkenaantal 6

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 8
  • Ledlampenaantal 12
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koks- en broodmessenaantal 8
  • Serveertangenaantal 12
  • Mengkommenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 8
  • IJsblokbakkenaantal 6
  • Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Afvalscheidingsbakkenaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Bezemaantal 3
  • Dweilsetsaantal 3
  • Schoonmaakkarrenaantal 2
  • Handgelhoudersaantal 6
  • Toiletborstelsaantal 4
  • Handschoenenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Bevestig deelnemende ondernemers minimaal 4 weken vooraf en wijs iedere standplaats toe op een plattegrond. Zo voorkom je last-minute geschuif met klaptafels, statafels en stroompunten.
  • Werk met twee communicatiemomenten: verstuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en plaats in de laatste 7 dagen nog een herinnering op sociale media. Vermeld programma, tijden, route en praktische bezoekersinformatie.
  • Sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen vooraf af als je catering bestelt. Verzamel daarbij dieetwensen en tel niet alleen bezoekers, maar ook deelnemende ondernemers en medewerkers mee.
  • Maak de ondernemersbriefing uiterlijk 1 week vooraf. Voeg de plattegrond, opbouwtijd, standplaats, parkeerinformatie en afspraken over microfoon, mobiele speaker en verlengkabels toe.
  • Controleer 1 dag vooraf de voorraad en koel de dranken tijdig. Breng materialen zoals tafelkleden, naambadges, programmafolders, aanmeldlijsten en bewegwijzering gebundeld naar de locatie, zodat de opbouw niet stilvalt door één ontbrekend onderdeel.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een ondernemersvereniging open dag organiseren?
Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, locatie en deelnemende ondernemers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de open dag en rond de praktische briefing in de laatste week af.
Wanneer moet je de catering voor een open dag bestellen?
Plaats de bestelling uiterlijk 5 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Tel bezoekers, ondernemers en organisatie apart mee, zodat je niet te weinig koffie, glazen of hapjes klaarzet.
Wat moet er op een ondernemersbriefing staan?
Stuur de briefing uiterlijk 1 week vooraf met standplaats, opbouwtijd, plattegrond, route en contactpersoon. Benoem ook welke materialen centraal aanwezig zijn en wat ondernemers zelf moeten meenemen.
Wanneer regel je de materialen voor een open dag?
Reserveer partytenten, tafels, stoelen en technische apparatuur minimaal 2 weken vooraf. Controleer de volledige voorraad 1 dag voor de open dag en breng alles vóór de start van de opbouw naar de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!