Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas empresarial

Una jornada de puertas abiertas de una asociación empresarial necesita más que convocar a los comercios participantes. Hay que cerrar el programa, repartir el espacio, informar a los empresarios y preparar la recepción de visitantes sin dejar el catering ni la señalización para el último momento. Esta checklist reúne 72 tareas y 56 materiales para avanzar en orden, desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje, las bebidas frías y la entrega de acreditaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar los empresarios participantes
2 personas
Distribuir el espacio del recinto y la zona del público
2 personas
Asignar ubicaciones a los comerciantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la información para visitantes
Realizar el pedido de catering
2 personas
Hacer reservas de material
Enviar la briefing para empresarios
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Imprimir la lista de inscripción
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de los empresarios
8 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Montar aperitivos
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de catering
3 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Atender los puestos de emprendedores
12 personas
Guiar visitas
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos de emprendedores
8 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar los archivos de fotos y participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 18
Taburetescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófono
Altavoz portátilcant. 2
Reproductor de música
Bandejas de cajacant. 2
Baterías externascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Arreglos floralescant. 8
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6
Fundas para mesas altascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas de servircant. 12
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Cubiterascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonascant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la lista de empresarios antes de enviar las invitaciones. Así puedes asignar ubicaciones concretas y publicar información fiable para los visitantes.
Envía el briefing a los empresarios con varios días de margen e incluye horarios, ubicación, necesidades de montaje y datos de contacto. Las dudas de última hora suelen afectar al reparto del espacio.
Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y confirma el número final antes de hacer el pedido de catering. Deja previsto dónde conservar la comida y las bebidas en frío.
Prepara el mapa, la señalización, las acreditaciones, los folletos del programa y la lista de inscripción antes del día del evento. Imprimirlos durante el montaje resta tiempo para resolver imprevistos.
Comprueba el inventario y reserva con antelación carpas, mesas, sillas, equipos de café, cables y sonido. El día anterior enfría las bebidas, prepara los aperitivos y agrupa los materiales por zona para transportarlos sin olvidos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas empresarial?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva las carpas, el mobiliario, el material técnico y el catering en cuanto estén confirmados la fecha y el programa.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a los empresarios?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la jornada, cuando ya puedas indicar el programa y la ubicación. Envía un briefing actualizado aproximadamente 7 días antes con las instrucciones prácticas.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes y el catering?: Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con ese número puedes confirmar el pedido, preparar la lista de inscripción y organizar el almacenamiento en frío.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la jornada?: El día anterior revisa el inventario, enfría las bebidas, prepara los aperitivos, reúne acreditaciones y folletos y comprueba cables, regletas, micrófono y altavoz. Lleva los materiales al lugar con tiempo suficiente para montar antes de la llegada del público.

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