LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een congrescentrum open dag organiseren

Een open dag in een congrescentrum vraagt om meer dan een programma en koffie. Bezoekers moeten bij binnenkomst snel kunnen registreren, hun route vinden en op tijd bij rondleidingen of demonstraties zijn. Plan daarom eerst de ruimtes, routes en het tijdschema en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek. Deze checklist helpt je de 66 taken en 57 benodigdheden in een logische volgorde af te handelen, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Ruimtes en routes bepalen

    2 personen

  • Rondleidingen plannen

    2 personen

  • Demonstraties selecteren

    2 personen

  • Sprekers en demonstrateurs bevestigen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst exporteren

  • Bevestiging naar bezoekers sturen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Parkeerinformatie publiceren

  • Plattegronden afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Informatiepakketten samenstellen

    3 personen

  • Presentaties verzamelen

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Houdbare catering klaarzetten

    2 personen

  • Koelingen controleren

  • Toiletten controleren

  • Bewegwijzering voorbereiden

    2 personen

Event

  • Registratiebalie opbouwen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    5 personen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Presentatieruimtes inrichten

    3 personen

  • Demonstratiestands opbouwen

    4 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Infopakketten op tafels leggen

    2 personen

  • Personeelsbriefing houden

    4 personen

  • Registratiebalie bemannen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Naambadges uitdelen

    2 personen

  • Rondleidingen begeleiden

    4 personen

  • Presentaties begeleiden

    3 personen

  • Demonstraties begeleiden

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

    2 personen

  • Voorraad controleren

  • Bezoekers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Catering afbouwen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    5 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Bewegwijzering verwijderen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Restvoorraad opbergen

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

  • Bezoekersfeedback verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 18
  • Stoelenaantal 120
  • Statafelsaantal 10
  • Registratiebalie
  • Buffettafelsaantal 4
  • Krukkenaantal 12

Servies

  • Waterglazenaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8

Apparatuur

  • Beameraantal 3
  • Projectieschermenaantal 3
  • Laptopsaantal 3
  • HDMI-kabelsaantal 5
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Luidsprekersaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • Presentatieklikkersaantal 3
  • Koelboxenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3

Keuken

  • Thermoskannenaantal 8
  • Koffieschenkkannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Serveerlepelsaantal 8
  • Koelelementenaantal 24

Decoratie

  • Tafelkleedjesaantal 18
  • Ballonnenaantal 150
  • Ballonnenpompaantal 2
  • Welkomstbord
  • Plantenaantal 12
  • Naamkaartstandaardsaantal 20

Verlichting

  • LED-lichtsnoerenaantal 8
  • Staande lampenaantal 6

Registratie

  • Naambadgehoudersaantal 150
  • Pennenaantal 30
  • Klembordenaantal 10
  • Bezoekersformulierenaantal 180
  • Polsbandjesaantal 180

Communicatie

  • Portofoonsaantal 8
  • Plattegrondenaantal 180
  • Programmafoldersaantal 180
  • Informatietassenaantal 180
  • Pijlbordenaantal 20
  • Permanente markersaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Dweilsetsaantal 3
  • Stofzuigersaantal 2
  • Schoonmaaksponzenaantal 12
  • Handzeepdispensersaantal 8
  • Handdoekdispensersaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het programma en de bezoekersroutes vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per rondleiding de starttijd, verzamelplek en maximale groepsgrootte, zodat bezoekers niet tegelijk bij dezelfde zaal aankomen.
  • Test presentaties en techniek uiterlijk één week vooraf in de ruimtes zelf. Controleer per zaal de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers; neem ook een reservekabel mee.
  • Maak de registratiebalie minimaal 45 minuten voor opening gereed. Leg naambadges, bezoekerslijsten, plattegronden en informatiepakketten op volgorde klaar en wijs minstens twee mensen aan voor ontvangst en vragen.
  • Bestel catering op basis van de aanmeldingen en controleer dieetwensen uiterlijk drie werkdagen vooraf. Zet houdbare producten klaar, controleer koelingen en plan koffie, water en pauzemomenten zo dat wachtrijen kort blijven.
  • Loop de locatie de avond ervoor en opnieuw 60 minuten voor opening door. Controleer toiletten, bewegwijzering, parkeerinformatie, stoelen, statafels en stroompunten; plaats routeborden vóór bezoekers het gebouw binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een congrescentrum open dag organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en sprekers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de open dag, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een congrescentrum open dag?
Reken op minimaal 20 tot 30 uur voorbereiding voor een middelgrote open dag, verdeeld over planning, communicatie, catering, techniek en locatiecontrole. Reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw en tests.
Wanneer moet ik de catering voor een open dag bestellen?
Bestel de catering uiterlijk 10 werkdagen vooraf en geef dieetwensen door zodra de aanmeldingen binnen zijn. Bevestig het definitieve aantal bezoekers en speciale wensen nogmaals 3 werkdagen voor het evenement.
Hoeveel medewerkers heb ik nodig voor een congrescentrum open dag?
Voor ongeveer 100 bezoekers heb je minimaal 6 medewerkers nodig: 2 bij registratie, 2 voor rondleidingen of demonstraties en 2 voor techniek, catering en algemene vragen. Voeg per extra groep van 25 bezoekers minstens 1 begeleider toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!