Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas en un centro de rehabilitación necesita más coordinación que una simple visita. Hay que combinar recorridos guiados, demostraciones, recepción de visitantes, información clara y un entorno accesible y seguro. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en orden, desde fijar el programa hasta recoger el catering fresco y preparar las salas. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: las inscripciones, la técnica, la señalización y las preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elaborar la visita guiada
2 personas
Seleccionar demostraciones
2 personas
Asignar personal a las actividades
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el programa
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Reservar visitas guiadas
Pedir el catering
Comprobar bebidas y caducidades
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Distribuir definitivamente los espacios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el catering fresco
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el material de demostración
4 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar la presentación y el video
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Atender el mostrador de visitantes
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Dirigir a los visitantes a las actividades
2 personas
Dar el discurso de apertura
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Demostrar fisioterapia
3 personas
Demostrar terapia ocupacional
3 personas
Demostrar logopedia
2 personas
Explicar el equipo de rehabilitación
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Guardar el material de demostración
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar a fondo los espacios
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el catering no utilizado
2 personas
Archivar la lista de registro
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 6
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de serviciocant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Paneles de flechascant. 12
- Paneles de presentacióncant. 8
- Marcos de fotoscant. 12
- Guirnaldas de luces con bateríacant. 6
Catering
- Compras
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Portabadgescant. 150
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 8
- Formularios de visitantescant. 150
- Programascant. 150
- Folletos informativoscant. 300
- Cajas para bolígrafoscant. 6
Señalización
- Pegatinas de flechascant. 40
- Cinta de marcaje para sueloscant. 8
- Pizarrascant. 8
- Rotuladorescant. 24
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Rollos de cuerdacant. 4
Material deportivo
- Bandas de terapiacant. 12
- Pelotas de gimnasiocant. 6
- Cojines de equilibriocant. 6
- Rodillos de espumacant. 8
- Mancuernascant. 12
- Conoscant. 20
- Colchonetas de prácticacant. 12
- Andadorcant. 2
- Muletas de codocant. 4
- Sillas de ruedascant. 4
- Tabla de transferenciacant. 2
- Escalón de práctica
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 12
Seguridad
- Señales de advertenciacant. 6
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 4
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja definidos los horarios de las visitas guiadas, las demostraciones y los responsables de cada actividad para que las inscripciones se puedan gestionar con información concreta.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y comunica una fecha límite para responder. Encargar el catering sin ese dato suele obligar a hacer cambios cuando faltan pocos días.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos con antelación. Reserva al menos 30 minutos para comprobar cables, regletas, extensores y estaciones de carga en el espacio real.
- Haz una revisión de accesibilidad y seguridad antes de montar las mesas y las sillas. Las rutas de evacuación deben quedar despejadas y la ruta de la visita guiada debe estar marcada antes de colocar paneles informativos o postes separadores.
- Prepara la recepción con acreditaciones, programa impreso y la información de aparcamiento lista para entregar. Comprueba bebidas, caducidades y material de servicio el día anterior, y recoge los productos frescos lo más cerca posible de la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes de la jornada, especialmente si habrá plazas limitadas para las visitas guiadas. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y preguntas sobre el aparcamiento.
- ¿Con cuánta antelación se debe probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repite una comprobación breve el mismo día. Dedica al menos 30 minutos a verificar imagen, sonido, micrófonos, cables y puntos de corriente.
- ¿Cuándo se prepara la ruta de una visita guiada?
- Define y marca la ruta como mínimo el día anterior. Antes de abrir, comprueba que los pasillos están despejados, que la señalización se ve desde varios metros y que las zonas de demostración pueden visitarse sin bloquear el paso.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una jornada de puertas abiertas?
- Pídelo cuando el número de inscripciones y las necesidades dietéticas estén suficientemente cerrados, normalmente entre 5 y 7 días antes. El catering fresco conviene recogerlo el mismo día y mantener las bebidas y los alimentos que lo necesiten en frío.
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