Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en centre de soins résidentiel

Une journée portes ouvertes dans un centre de soins résidentiel demande une préparation précise, surtout pour accueillir les visiteurs sans perturber les résidents. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la date et des invitations jusqu’aux visites guidées et au rangement. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, confidentialité médicale, badges, signalétique et tests du matériel de présentation. Prévoyez plusieurs responsables afin que l’accueil, les visites et la logistique ne reposent pas sur une seule personne.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Informer le quartier et les prescripteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Répartir les visites guidées
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer la réservation du catering
Confirmer la réservation du matériel
Vérifier les itinéraires des visites guidées
2 personnes
Indiquer les espaces pour les visites guidées
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Informer les résidents
2 personnes
Coordonner la confidentialité médicale
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Sécuriser le lieu
3 personnes
Dégager l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les stands d’information
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester la présentation au vidéoprojecteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Guider les visiteurs vers les salles
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Démontrer les activités
4 personnes
Accompagner les résidents lors des activités
4 personnes
Assurer la présentation
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Encadrer les séances photo
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Désinstaller le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Archiver les données des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tables hautesqté 4
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petites cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Glacièresqté 4
Balance de cuisine

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Ruban adhésifqté 3
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 100
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Gardez des créneaux de visite distincts et limitez le nombre de personnes par groupe pour éviter les croisements dans les espaces de vie.
Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement, puis relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et mettez à jour la liste des visiteurs jusqu’à la veille.
Préparez les visites guidées avec un itinéraire vérifié et des panneaux visibles à chaque changement de direction. Prévoyez un responsable par groupe et une personne à l’accueil pour orienter les arrivées tardives.
Traitez la confidentialité médicale avant de publier les photos, les présentations ou les espaces accessibles. Informez les résidents du programme et définissez clairement les zones où les visiteurs peuvent entrer ou non.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 2 heures avant l’ouverture. Mettez les boissons au frais la veille, stockez les produits réfrigérés séparément et gardez les en-cas couverts jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes en centre de soins ?: Commencez l’organisation 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations peuvent partir 3 à 4 semaines avant, mais la confidentialité médicale, le catering, le matériel et les bénévoles doivent être confirmés plus tôt.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement et prévoyez une relance 5 à 7 jours avant. Arrêtez la liste principale des visiteurs la veille afin de répartir correctement les visites guidées.
Comment organiser les visites guidées d’un centre de soins résidentiel ?: Répartissez les visiteurs en petits groupes et attribuez un responsable à chaque groupe. Vérifiez les itinéraires 1 à 2 jours avant, installez les panneaux le matin même et prévoyez 10 à 15 minutes entre deux départs pour éviter les embouteillages.
Que prévoir pour le buffet d’une journée portes ouvertes ?: Confirmez le catering au moins 10 jours à l’avance et recueillez les allergies ou régimes alimentaires lors des inscriptions. Préparez les en-cas le jour même, mettez les boissons au frais la veille et utilisez des plats couverts pour protéger le buffet.

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