Checklist voor een open dag in een woonzorgcentrum
Een open dag in een woonzorgcentrum vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers ontvangen en rondleidingen geven. Je stemt het programma af op bewoners, plant rondleidingen en vrijwilligers, verwerkt aanmeldingen en regelt catering en apparatuur. Ook medische privacy, duidelijke routes en een rustige ontvangstbalie moeten vooraf zijn afgestemd. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt, van de eerste planning tot het koud zetten van dranken op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Buurt en verwijzers informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Rondleidingen indelen
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Reservering catering bevestigen
Reservering apparatuur bevestigen
Rondleidingsroutes controleren
2 personen
Ruimtes voor rondleiding aanwijzen
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Bewoners informeren
2 personen
Medische privacy afstemmen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Programma's afdrukken
Routeborden afdrukken
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie veilig maken
3 personen
Entree vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Infostands plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Beamerpresentatie testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels dekken
4 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zalen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Activiteiten demonstreren
4 personen
Bewoners bij activiteiten begeleiden
4 personen
Presentatie verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Fotomomenten begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelproducten opruimen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Bezoekersgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Krukkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 80
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffielepeltjesaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Keukenweegschaal
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotolijstenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Kleefhaakjesaantal 30
- Ducttapeaantal 3
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 80
- Pennenaantal 30
- Programmafoldersaantal 100
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Routebordenaantal 12
- Pijlenstickersaantal 30
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen in vaste blokken en houd per groep tijd vrij voor vragen. Controleer vooraf elke route, wijs de ruimtes aan en zorg dat routeborden al op hun plek liggen.
- Stem medische privacy ruim vóór de open dag af met het zorgteam. Spreek af welke ruimtes bezoekers wel of niet betreden en hoe bewoners worden geïnformeerd.
- Verwerk aanmeldingen niet alleen als totaalaantal: noteer dieetwensen, groepsgrootte en gewenste rondleiding. Werk de bezoekerslijst dagelijks bij zodra de uitnodigingen zijn verstuurd.
- Test apparatuur minimaal één dag eerder met de laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon. Controleer op de ochtend zelf opnieuw de aansluitingen en het geluidsniveau in de presentatieruimte.
- Zet koelproducten pas na ontvangst direct gekoeld weg en zet dranken op tijd koud. Plan hapjes, servies en koffiebenodigdheden zo dat de ontvangstbalie niet tegelijk als buffet hoeft te dienen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag in een woonzorgcentrum?
- Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en informeer buurt, verwijzers en bewoners, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en vrijwilligers te verwerken.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag in een woonzorgcentrum?
- Werk met vaste starttijden en bepaal vooraf de maximale groepsgrootte per rondleiding. Houd per groep ongeveer 30 tot 45 minuten aan en plan tussen de rondes 10 minuten voor uitloop en het wisselen van bezoekers.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een open dag verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de open dag. Geef het definitieve aantal en de wensen daarna door aan de catering en controleer de hapjes bij ontvangst.
- Hoe voorkom je privacyproblemen tijdens een open dag in een woonzorgcentrum?
- Stem uiterlijk 2 weken vooraf af welke bewoners, kamers en zorginformatie buiten beeld blijven. Informeer medewerkers en rondleiders hierover en gebruik presentaties of foto’s alleen nadat toestemming en de juiste afspraken zijn gecontroleerd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!