Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas en un centro de cuidados residenciales requiere coordinar visitas, personal, familias y proveedores sin descuidar la privacidad de los residentes. Esta checklist reúne 72 tareas y 60 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta preparar las bebidas y las rutas. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las inscripciones, las acreditaciones, las presentaciones y la confirmación del catering y del equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Informar al vecindario y a los prescriptores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Organizar visitas guiadas
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Confirmar la reserva del catering
Confirmar la reserva del equipo
Comprobar las rutas de la visita guiada
2 personas
Asignar espacios para la visita guiada
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Coordinar la privacidad médica
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir programas
Imprimir señales de ruta
Comprobar el material de presentación
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Asegurar el recinto
3 personas
Despejar la entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar los stands de información
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar la presentación con proyector
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Poner la mesa
4 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir programas
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Acompañar a los visitantes a las salas
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar visitas
4 personas
Demostrar actividades
4 personas
Acompañar a los residentes en las actividades
4 personas
Realizar la presentación
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Coordinar los momentos fotográficos
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Archivar los datos de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 4
Taburetescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Neveras portátilescant. 4
Balanza de cocina

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 12
Guirnaldascant. 6
Ganchos adhesivoscant. 30
Cinta americanacant. 3
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Folletos del programacant. 100
Formularios de inscripcióncant. 100
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Fija primero la fecha, el programa y la duración de cada visita guiada. Deja al menos 3 semanas para enviar invitaciones, publicar la convocatoria y avisar al vecindario y a los prescriptores.
Cierra las inscripciones con una fecha límite concreta, idealmente 3 días antes del evento. Usa la lista actualizada para recoger preferencias dietéticas, preparar acreditaciones y repartir a los visitantes por grupos.
Asigna voluntarios y espacios antes de imprimir los programas y las señales de ruta. Comprueba cada recorrido con antelación, incluyendo la entrada, las zonas comunes y cualquier punto en el que un grupo pueda cruzarse con otro.
Confirma el catering y el equipo al menos 7 días antes. Verifica que estarán disponibles el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, las máquinas de café y suficientes mesas para recepción y buffet.
Prepara los productos refrigerados y enfría las bebidas el mismo día, siguiendo el horario del programa. Mantén separadas las zonas de recepción, presentación y catering, y revisa antes de abrir que la información médica y las fotografías respeten la privacidad acordada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una residencia?: Empieza al menos 3 semanas antes para fijar el programa, publicar la convocatoria y gestionar las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar catering, equipo, voluntarios, rutas y material impreso.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Ciérralas aproximadamente 3 días antes del evento. Así tendrás tiempo para actualizar la lista de visitantes, recoger preferencias dietéticas, preparar acreditaciones y distribuir los grupos de visita.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para las visitas guiadas?: Asigna como mínimo una persona responsable por grupo y una persona adicional en recepción. El número total depende del tamaño de los grupos y de cuántas rutas funcionen a la vez, pero conviene cerrar el cuadrante 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y el material técnico?: Confirma ambos proveedores al menos 7 días antes y vuelve a comprobarlo 48 horas antes. El día anterior revisa el portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, vajilla, termos y neveras portátiles.

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