Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au centre de santé

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours clair et une préparation étalée dans le temps. Commencez par fixer la date, les activités et les espaces, puis ouvrez rapidement les inscriptions afin d’estimer le nombre de visiteurs. Les dernières 48 heures servent aux impressions, aux badges, aux boissons fraîches et aux tests du matériel de présentation. Cette checklist vous aide à suivre les 70 tâches du plan, dans l’ordre où elles doivent être réglées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les espaces et le parcours
2 personnes
Choisir des activités pour les visiteurs
3 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer le programme aux visiteurs
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
2 personnes
Rassembler les présentations
Faire les réservations de matériel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Préparer les formulaires et les stylos
Imprimer les panneaux de parcours
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les stands d’information
5 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Libérer l’espace de mouvement
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Vérifier les toilettes
Tester la technique une dernière fois
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Guider les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d'information
4 personnes
Accompagner les mesures de santé
3 personnes
Animer les démonstrations de mouvement
2 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Enregistrer l’autorisation photo
Distribuer les cartes de feedback
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les produits frais
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
Archiver les données d’inscription en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Accueil
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Caisses de rangementqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Glacièresqté 4
Bouilloireqté 3
Machines à caféqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières d’informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux de directionqté 15
Badges nominatifsqté 100
Décoration de tableqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant de préparer les panneaux : prévoyez un point d’accueil, les espaces d’activités et une sortie clairement identifiée. Faites circuler quelques personnes dans le trajet pour repérer les croisements et les zones d’attente.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et confirmer les participants. Envoyez le programme aux visiteurs après confirmation, idéalement au moins 3 jours avant l’ouverture.
Réservez le matériel de présentation avant de finaliser les supports. Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les enceintes et le microphone au plus tard la veille, avec les rallonges et multiprises réellement utilisées.
Préparez l’accueil la veille avec la liste d’inscription imprimée, les badges nominatifs, les dossiers d’information, les formulaires et plusieurs stylos. Gardez quelques badges vierges pour les visiteurs non prévus ou les accompagnateurs ajoutés au dernier moment.
Ne laissez pas les achats frais et les boissons au dernier jour sans organisation : achetez les produits réfrigérés peu avant l’ouverture, mettez les boissons au frais et vérifiez que les tasses, verres, carafes, plateaux et ustensiles sont disponibles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de santé ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, publier l’événement, traiter les inscriptions, confirmer les intervenants et réserver le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date de clôture quelques jours avant l’événement afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités à prévoir.
Quand tester le vidéoprojecteur et le microphone ?: Effectuez un premier test 3 à 5 jours avant, puis un contrôle complet la veille. Vérifiez aussi les câbles, les rallonges, les multiprises, les enceintes et la compatibilité des présentations.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: Imprimez la liste d’inscription et les panneaux, préparez les badges et les dossiers, installez le parcours et mettez les boissons au frais. Gardez le contrôle de sécurité pour la fin, après l’installation des tables, chaises et équipements.

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