Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de salud

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y el recorrido antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horarios, puntos de entrada y duración aproximada de cada actividad sin tener que corregir la información después.
• Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación y pregunta también por las preferencias dietéticas. Confirma las inscripciones y envía el programa a los visitantes antes de la jornada, no el mismo día.
• Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, los cables y las regletas. Comprueba las presentaciones recopiladas y deja el material listo antes de que lleguen los ponentes.
• Prepara la recepción por separado: mostrador, lista de registro, acreditaciones, carpetas informativas, formularios y bolígrafos. Tener estos elementos juntos evita buscar documentos mientras se acumulan visitantes en la entrada.
• No dejes para la última hora las bebidas ni los productos refrigerados. Haz la compra con margen, enfría las bebidas y revisa que haya suficientes mesas, sillas, tazas, vasos, platos y cubiertos para el programa previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de salud?

Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, definir el programa y preparar el formulario de inscripción. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar ponentes, recopilar presentaciones, imprimir materiales y comprobar el recorrido.

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para la jornada de puertas abiertas?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada, cuando ya estén definidos los espacios y las actividades principales. Envía el programa confirmado a las personas inscritas entre 3 y 5 días antes.

¿Qué equipo hay que probar antes de una jornada de puertas abiertas?

Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clic de presentación, los altavoces, el micrófono y todos los cables al menos 24 horas antes. Haz una segunda comprobación 60 minutos antes de abrir las puertas.

¿Cuándo se preparan las acreditaciones y la lista de registro?

Prepara e imprime la lista de registro y las acreditaciones entre 1 y 2 días antes, usando la relación de inscripciones confirmadas. Colócalas en la recepción junto con las carpetas informativas, los formularios y los bolígrafos.

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