Checklist voor een gezondheidscentrum open dag
Een open dag in een gezondheidscentrum vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten klaarzetten. Bezoekers moeten vanaf de ontvangstbalie direct weten waar ze zich registreren, welke route ze volgen en waar presentaties plaatsvinden. Leg het programma, de ruimtes en de begeleiding eerst vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en materialen. Controleer in de laatste week techniek, routebordjes, infomappen en veiligheidsvoorzieningen, zodat je op de dag zelf vooral bezoekers kunt ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en route bepalen
2 personen
Activiteiten voor bezoekers kiezen
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma naar bezoekers sturen
Sprekers en begeleiders bevestigen
2 personen
Presentaties verzamelen
Reserveringen voor materialen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Registratielijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Infomappen samenstellen
3 personen
Formulieren en pennen klaarleggen
Routebordjes printen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatiestands inrichten
5 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Bewegingsruimte vrijmaken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
Toiletten controleren
Techniek laatste keer testen
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Bezoekers rondleiden
3 personen
Informatiestand bemannen
4 personen
Gezondheidsmetingen begeleiden
3 personen
Beweegdemonstraties begeleiden
2 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Fototoestemming registreren
Feedbackkaartjes uitdelen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelproducten opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Registratiegegevens veilig archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Opbergkrattenaantal 8
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatieklikker
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokeraantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Informatiebannersaantal 4
- Krijtbordenaantal 6
- Pijlbordjesaantal 15
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafeldecoratieaantal 10
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handveger en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal de bezoekersroute voordat je tafels en statafels plaatst. Controleer of de route vanaf de ontvangstbalie tot alle activiteiten duidelijk blijft en nergens wordt geblokkeerd.
- Sluit het aanmeldformulier uiterlijk een paar dagen voor de open dag voor nieuwe inschrijvingen. Gebruik de definitieve lijst om dieetwensen, naambadges en infomappen voor te bereiden.
- Test presentaties minimaal één dag vooraf met de laptop, beamer, het projectiescherm en de presentatieklikker. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en draagbare speakers in de ruimtes waar ze nodig zijn.
- Zet dranken en koelproducten niet pas bij aanvang klaar. Zet gekoelde dranken tijdig koud in koelboxen en vul waterkannen, koffiezetapparaten en thermoskannen aan voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
- Plan de veiligheidscontrole als laatste vaste controle vóór opening. Loop de route, nooduitgangen, losse kabels, opbergkratten en doorgangen na en wijs per ruimte een verantwoordelijke begeleider aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidscentrum open dag organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en route. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn; plan de laatste materiaal- en veiligheidscontrole in de week voor de open dag.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een open dag van een gezondheidscentrum versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur het definitieve programma en praktische informatie opnieuw ongeveer 1 week voor de open dag naar aangemelde bezoekers.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een gezondheidscentrum open dag klaar te zetten?
- Reken op minimaal 3 uur voor het plaatsen van meubilair, ontvangstbalie, routebordjes, techniek, infomappen en catering. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige veiligheids- en techniekcontrole.
- Wat moet ik de dag voor een gezondheidscentrum open dag controleren?
- Controleer de registratielijst, naambadges, infomappen, formulieren, pennen, routebordjes en presentaties. Test alle apparatuur en zet koelproducten en dranken tijdig klaar, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft bij te vullen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!