Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au centre de quartier

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un accueil fluide et des espaces prêts à l’heure. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, des premières annonces au rangement du matériel. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires, la répartition des bénévoles et le parcours des visiteurs avant de vous occuper de la décoration. Le jour même, gardez du temps pour tester la sonorisation, installer l’accueil et vérifier chaque salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des espaces
Aménager l’espace d’activités
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier le programme et l’itinéraire
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
Préparer la feuille de présence
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les décorations
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Faire le tour des espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les sols et les toilettes
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux directionnelsqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Corbeilles à painqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et le programme suffisamment tôt, puis prévoyez une relance environ 7 jours avant l’événement. Indiquez clairement les horaires, l’adresse, les activités et la manière de s’inscrire.
Clôturez les inscriptions au moins 3 jours avant la journée portes ouvertes. Vous pourrez ainsi compter les participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges nominatifs sans travailler dans l’urgence.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par espaces, avec au moins une personne à l’accueil pendant toute la durée d’ouverture. Donnez à chacun son rôle, son horaire et le numéro d’un responsable.
Préparez le parcours des visiteurs avant d’installer les tables et les chaises. Placez les panneaux directionnels à chaque changement de direction et gardez les passages accessibles, notamment autour de l’accueil et du buffet.
Faites un test technique avant l’arrivée du public : raccordez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises, puis vérifiez le programme et l’itinéraire. Mettez aussi les boissons au frais assez tôt pour qu’elles soient prêtes au début de la journée.

Questions fréquentes

Quand annoncer une journée portes ouvertes au centre de quartier ?: Publiez la date et le programme au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Ajoutez une relance en ligne et par invitation environ 7 jours avant, avec les horaires et le lien d’inscription.
Combien de temps prévoir pour installer le centre de quartier ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public. Ce délai couvre l’ouverture du lieu, le tour des espaces, l’installation des tables, de l’accueil, du buffet, de la décoration et le test audio.
Quand préparer les badges et la feuille de présence ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires pour les visiteurs qui se présentent sans inscription.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour orienter les visiteurs et 1 responsable par espace ou activité ouverte. Pour plusieurs salles et un buffet, prévoyez des relais afin que personne ne reste mobilisé plus de 2 à 3 heures sans pause.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.