Checklist voor een wijkcentrum open dag organiseren
Een open dag in een wijkcentrum vraagt vooral om een goede volgorde: eerst programma, ruimtes en vrijwilligers, daarna ontvangst, catering en techniek. Begin op tijd met de publiciteit en verwerk aanmeldingen en dieetwensen meteen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke route, een bemande ontvangstbalie en ruimtes die vóór opening zijn nagelopen. Deze checklist helpt je controleren wat vaak te laat gebeurt, zoals naamkaartjes, bewegwijzering, gekoelde dranken en geluidsapparatuur.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ruimtes reserveren
Activiteitenruimte indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
Programma en route controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatieborden printen
Presentielijst voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Versieringen sorteren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimtes nalopen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie eindcontroleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 100
- Wegwijzerbordenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare powerbanksaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Broodmandenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Publiceer datum en programma zodra de ruimtes en activiteiten vaststaan. Verstuur uitnodigingen en zet de open dag online, zodat je vóór de laatste voorbereidingsweek een bruikbare aanmeldlijst hebt.
- Verwerk dieetwensen direct bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan degene die de hapjes verzorgt. Controleer boodschappen bij binnenkomst; zet dranken pas daarna koud en bereid bederfelijke hapjes zo laat mogelijk.
- Maak per ruimte een indeling met tafels, stoelen en activiteiten. Controleer vóór opening ook de route vanaf de ingang en plaats wegwijzerborden op punten waar bezoekers kunnen twijfelen.
- Plan vrijwilligers niet alleen voor activiteiten, maar ook voor ontvangst, buffettafels en het afsluiten. Leg naamkaartjes, presentielijst en informatieborden vóór opening bij de ontvangstbalie klaar.
- Sluit geluidsapparatuur, microfoon en luidsprekers aan voordat bezoekers binnenkomen. Test verlengkabels en stekkerdozen op veilige aansluitingen en houd oplaadbare powerbanks achter de hand voor telefoons of andere apparatuur.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een wijkcentrum open dag aankondigen?
- Publiceer datum en programma zodra de basis rond is, bij voorkeur minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Zo houd je nog tijd over om aanmeldingen te verwerken en vrijwilligers in te delen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag in een wijkcentrum?
- Plan minimaal één vrijwilliger bij de ontvangstbalie, één per actieve ruimte en één persoon voor buffet en praktische hulp. Tel daar één reservevrijwilliger bij op voor pauzes en onverwachte uitval.
- Hoe lang van tevoren moet ik de ruimtes klaarzetten?
- Begin ongeveer 2 uur voor opening met tafels, stoelen, ontvangstbalie en buffettafels. Reserveer daarna minimaal 30 minuten voor een rondgang, bewegwijzering en het testen van microfoon en luidsprekers.
- Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een wijkcentrum open dag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet een deel gekoeld klaar en houd extra voorraad achter de hand als bezoekers langer blijven.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!