Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más coordinación de la que parece: hay que recibir a los visitantes, orientarles por los espacios y mantener el programa en marcha. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para preparar el centro comunitario paso a paso. Empieza con la fecha, las inscripciones y los proveedores; deja para el mismo día la recepción, el montaje y las comprobaciones finales. Así evitas llegar tarde con la señalización, las bebidas o el equipo de sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar espacios
Distribuir la sala de actividades
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Comprobar el programa y la ruta
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los carteles informativos
Preparar la lista de asistencia
Hacer la compra
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar decoraciones
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Guiar visitas
2 personas
Coordinar actividades
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar las partes del programa
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar suelos y baños
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mostrador de recepción
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 10
- Termoscant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Señales de orientacióncant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externas recargablescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cestas de pancant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y el programa con varias semanas de antelación y cierra las inscripciones antes de preparar las tarjetas de nombre y la lista de asistencia. Pregunta también por las preferencias dietéticas, no solo por el número de asistentes.
- Asigna voluntarios a funciones concretas: recepción, orientación, apoyo en las actividades y reposición del buffet. Confirma quién abre el centro y quién tiene que quedarse hasta el cierre al menos 3 días antes.
- Comprueba la ruta de visita antes del montaje y coloca señales en cada cambio de dirección. Haz una prueba recorriendo el itinerario completo, desde la entrada hasta la última sala, para detectar zonas sin indicaciones.
- Revisa las compras el día que llegan y enfría las bebidas con tiempo suficiente. Para el servicio, deja preparadas las tazas, vasos, platos, cubiertos, cucharones, bandejas y termos junto a las mesas del buffet.
- Llega con margen para abrir el centro, revisar los espacios, colocar mesas y sillas, montar recepción y conectar el sonido. Prueba los altavoces y el micrófono antes de que llegue el primer visitante, y deja cables alargadores y regletas fuera de las zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Publica la fecha y el programa al principio, gestiona las inscripciones durante las semanas siguientes y reserva los espacios y proveedores antes de la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Usa ese dato para preparar la lista de asistencia, las tarjetas de nombre, la comida, las bebidas y la distribución de mesas.
- ¿Cuánto tiempo antes se montan las salas y la recepción?
- Reserva entre 2 y 3 horas el mismo día para abrir el centro, revisar los espacios, colocar mesas y sillas, montar recepción y buffet, colgar la decoración y probar el sonido.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas y preparar los aperitivos?
- Enfría las bebidas al menos 4 horas antes, según el espacio disponible en las neveras portátiles. Prepara los aperitivos lo más cerca posible de la apertura y deja el material de servicio listo antes de empezar.
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