Organiser une Journée des pairs sans rien oublier

Une Journée des pairs réussie repose sur un enchaînement précis : fixer le programme, gérer les inscriptions, préparer les échanges et installer le lieu à temps. Cette checklist couvre les 64 tâches et les 68 fournitures nécessaires, des premières invitations au rangement final. Porte une attention particulière aux besoins alimentaires et d’accessibilité, aux badges et aux informations pratiques envoyées aux participants. Le jour J, prévois une équipe identifiable pour accueillir, orienter et soutenir les animateurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d'accessibilité
Vérifier les coordonnées des participants
Planifier les accompagnateurs et les bénévoles
2 personnes
Briefer les animateurs de discussion
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Envoyer les informations d’itinéraire et de stationnement
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager les espaces de discussion
3 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Animer le tour de présentation
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les groupes de discussion
6 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Aménager l’espace de pause
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Gérer la musique
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Nappesqté 8
Canapés de salonqté 2
Tables d'appointqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bolsqté 30
Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de présentation
Diables
Rallonges à enrouleurqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 12
Plaids apaisantsqté 6
Coussinsqté 10
Chevaletsqté 3
Papier pour chevaletqté 3
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 70
Blocs-notesqté 70
Flyers du programmeqté 70
Autocollants flèchesqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Bulletins de voteqté 100
Marqueurs pour les participantsqté 30
Pot à discussionsqté 2
Cartes de discussionqté 6
Pots à stylosqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses
Bacs à buffetqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les horaires, le lieu et le format des discussions dès le premier message.
Demande les besoins alimentaires et d’accessibilité au moment de l’inscription, puis vérifie les réponses au moins 7 jours avant la rencontre pour pouvoir ajuster les repas et l’accueil.
Prépare les badges nominatifs et imprime la liste des participants la veille. Garde une version actualisée à l’accueil pour noter les arrivées et gérer les accompagnateurs.
Calcule les quantités de catering à partir du nombre d’inscrits confirmé, puis sépare les denrées non périssables des produits frais : ces derniers doivent rester au froid jusqu’à leur service.
Arrive au moins 2 heures avant le début pour ouvrir le lieu, contrôler les toilettes et les espaces, installer les tables et les chaises, puis tester le système de sonorisation, les microphones et le vidéoprojecteur.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une Journée des pairs ?: Commence au moins 6 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu et fixe le programme en premier, puis ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les besoins alimentaires, d’accessibilité et d’accompagnement.
Quand envoyer les invitations pour une Journée des pairs ?: Envoie les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Prévois une relance 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer le lieu ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Ce temps permet d’installer le mobilier, de vérifier les espaces et les toilettes, de préparer l’accueil et de tester le matériel audiovisuel.
Quand confirmer le nombre de participants et le catering ?: Fais une première estimation à la fermeture des inscriptions, puis confirme les quantités 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie encore les allergies et régimes particuliers la veille de l’achat des produits frais.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.