Checklist lotgenotendag organiseren
Een lotgenotendag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet vooraf weten wie er komen, welke toegankelijkheids- en dieetwensen gelden en wie de gesprekken begeleidt. Deze checklist helpt je van datum en locatie naar een rustige uitvoeringsdag, met aandacht voor route-informatie, catering en techniek. Plan ook tijd voor naamkaartjes, de deelnemerslijst en een controle van ruimtes, toiletten, stoelen, microfoons en presentatiemateriaal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
Contactgegevens deelnemers controleren
Begeleiders en vrijwilligers inplannen
2 personen
Gespreksbegeleiders briefen
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Route en parkeerinformatie versturen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Gespreksruimtes inrichten
3 personen
Rustruimte inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Event
Ontvangstbalie bemensen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gespreksgroepen begeleiden
6 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Pauzeruimte verzorgen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Tafelkledenaantal 8
- Loungebankenaantal 2
- Bijzettafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Kommenaantal 30
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Beamer
- Presentatiescherm
- Steekwagens
- Kabelhaspelsaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 70
- Naamkaartstandaardsaantal 10
- Slingersaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
- Rustgevende plaidsaantal 6
- Kussensaantal 10
- Flip-oversaantal 3
- Flip-overpapieraantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
- Balpennenaantal 70
- Notitieblokkenaantal 70
- Programmaflyersaantal 70
- Pijlenstickersaantal 20
- Informatiebordenaantal 8
- Stembriefjesaantal 100
- Stiften voor deelnemersaantal 30
- Kletspotaantal 2
- Gesprekskaartenaantal 6
- Pennenbakjesaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerlampenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Catering
- Boodschappen
- Buffetbakkenaantal 8
- Serveerplateausaantal 8
- Broodmandenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Koelersaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
Tips
- Controleer de toegankelijkheid van de locatie vóór je reserveert. Kijk niet alleen naar de ingang, maar ook naar toiletten, looproutes, zitmogelijkheden en de plek waar gesprekken plaatsvinden.
- Open de aanmeldingen pas nadat datum, programma en locatie vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en actuele contactgegevens, zodat je niet in de laatste week alles hoeft na te bellen.
- Brief gespreksbegeleiders uiterlijk een week vooraf. Geef per onderdeel de beschikbare tijd, groepsindeling, gewenste gespreksregels en een plan voor deelnemers die extra ondersteuning nodig hebben.
- Bereken catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en controleer de boodschappenlijst twee keer: eerst op hoeveelheden en dieetwensen, daarna op koeling, servies en uitgifte. Zet houdbare producten apart en koelproducten direct gekoeld weg.
- Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor openen, controleren en opstellen. Test de geluidsset, draadloze microfoons, laptop, beamer en het presentatiescherm vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een lotgenotendag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk en leg de definitieve catering en personeelsindeling uiterlijk 7 dagen van tevoren vast.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een lotgenotendag op te bouwen?
- Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, controleren van ruimtes en toiletten en opstellen van tafels en stoelen. Trek 30 extra minuten uit als je ook een beamer, geluidsset en microfoons moet testen.
- Wanneer vraag je dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit?
- Vraag dit meteen bij de aanmelding uit, niet pas een paar dagen voor de bijeenkomst. Controleer de antwoorden 7 dagen vooraf en geef wijzigingen direct door aan de catering en het team.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een lotgenotendag?
- Plan minimaal één verantwoordelijke organisator en per gespreksgroep één gespreksbegeleider. Maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 dagen voor de lotgenotendag.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.