Jornada de encuentro: checklist para organizarla sin olvidos
Una jornada de encuentro necesita más que una fecha y un lugar: hay que coordinar inscripciones, accesibilidad, acompañantes, programa, catering y montaje. Esta checklist reúne 64 tareas y 68 materiales en un orden práctico, desde la planificación inicial hasta la apertura del espacio. Incluye detalles que suelen resolverse tarde, como las preferencias dietéticas, los datos de contacto, la ruta y el aparcamiento. Úsala para avanzar por fases y llegar al día del encuentro con todo comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar la accesibilidad de la ubicación
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar necesidades de accesibilidad
Comprobar los datos de contacto de los participantes
Organizar a los acompañantes y voluntarios
2 personas
Informar a los moderadores de conversaciones
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar las salas de reunión
3 personas
Montar la zona de descanso
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Evento
Atender el mostrador de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Presentar el programa
Guiar la ronda de presentación
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar los grupos de conversación
6 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Servir la cena
4 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Preparar el espacio de descanso
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Controlar la música
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mantelescant. 8
- Sofás loungecant. 2
- Mesas auxiliarescant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Cuencoscant. 30
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de presentación
- Carros de mano
- Enrollacablescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Mantas reconfortantescant. 6
- Cojinescant. 10
- Pizarras de hojascant. 3
- Papel para rotafoliocant. 3
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 70
- Folletos del programacant. 70
- Pegatinas de flechascant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Papeletascant. 100
- Rotuladores para los participantescant. 30
- Kletspotcant. 2
- Tarjetas de conversacióncant. 6
- Portalápicescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Luces decorativascant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Catering
- Compras
- Bandejas de bufécant. 8
- Bandejas para servircant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Neverascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de gomacant. 6
Consejos
- Cierra la fecha, el programa provisional y el lugar antes de enviar las invitaciones. Comprueba también la accesibilidad de la ubicación, incluidos los aseos y los recorridos entre las salas.
- No esperes al último día para gestionar las inscripciones: recoge con ellas las preferencias dietéticas, las necesidades de accesibilidad y los datos de contacto de cada participante.
- Envía la información de ruta y aparcamiento con antelación y confirma quiénes serán los acompañantes, voluntarios y moderadores. Así puedes ajustar el programa y la distribución del espacio antes del montaje.
- Calcula las cantidades de catering según el número final de inscritos y revisa la compra antes de hacerla. Guarda los productos de larga duración por separado y reserva espacio frío para los refrigerados.
- Prepara con tiempo las tarjetas de nombre, la lista impresa de participantes y el equipo técnico. El día del encuentro, comprueba micrófonos, proyector, pantalla, cables y regletas antes de colocar mesas y sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de encuentro?
- Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija la fecha; después abre las inscripciones y deja los últimos días para confirmar asistentes, catering, materiales y montaje.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una jornada de encuentro?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes del encuentro, siempre que el proveedor de catering lo permita. Necesitas ese margen para calcular cantidades, confirmar dietas, preparar tarjetas de nombre e imprimir la lista de participantes.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- El día anterior revisa la lista final, las necesidades de accesibilidad, la ruta y el aparcamiento, además de los productos refrigerados y el material técnico. Deja preparados los materiales que no necesiten frío y confirma quién abrirá el espacio.
- ¿Cuándo se monta el lugar para una jornada de encuentro?
- Llega al menos 2 horas antes del inicio para abrir la ubicación, revisar salas y aseos, colocar mesas, sillas, manteles y percheros, y probar el sonido y la presentación. Reserva tiempo adicional si hay que transportar materiales o instalar un proyector.
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