Checklist pour organiser une journée des métiers

Une journée des métiers demande plus que des invitations et quelques salles. Il faut coordonner les professionnels, les inscriptions, les ateliers, le matériel audiovisuel et l’accueil des participants. Commencez par fixer la date et le programme, puis avancez vers les confirmations, la logistique et l’installation. Cette checklist rassemble les 75 tâches et les 55 fournitures du plan, afin de savoir quoi préparer et quand vérifier chaque point.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir les salles et les espaces
2 personnes
Inviter des professionnels
2 personnes
Confirmer les intervenants invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Informer sur le transport et le stationnement
Demander les présentations
Vérifier la technique dans chaque salle
2 personnes
Réserver le catering
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Créer les listes de présence
Répartir les ateliers
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer les consignes de sécurité
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Commander les courses
Dégager l'espace traiteur
2 personnes
Apporter le matériel à l'école
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Mettre les présentations sur les ordinateurs portables
2 personnes
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les stands des métiers
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Déballer les amuse-bouches
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les invités vers les salles
4 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Encadrer les ateliers
8 personnes
Animer la séance de questions-réponses
3 personnes
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
Gérer la technique pendant les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner le salon des métiers
6 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Animer de petites discussions en groupe
6 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Recueillir les dernières questions
2 personnes
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
Remettre des cadeaux de remerciement aux intervenants
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
Archiver les données de présence
Envoyer les messages de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 140
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portablesqté 5
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Cliques de présentationqté 4
Clés USBqté 6
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Assiettes à dessertqté 160
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pichets de serviceqté 10
Cafetièreqté 4
Théièresqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Nappesqté 18
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Supports de badges nominatifsqté 150
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Présentoirs de tableqté 20
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 180
Marqueursqté 24
Stylosqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Cordeqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de contacter les professionnels : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour obtenir les confirmations et envoyer les invitations.
Demandez les présentations et les besoins techniques avant la dernière semaine. Testez chaque vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, rallonge et microphone dans la salle où il sera utilisé.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour répartir les participants dans les ateliers, préparer les badges nominatifs et imprimer les listes de présence sans travailler dans l’urgence.
Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez le nombre de repas au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant la journée.
Préparez un plan d’installation pour l’école : table d’inscription, tables, chaises, panneaux de direction, espaces traiteur et matériel de présentation doivent être vérifiés avant l’arrivée des intervenants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée des métiers ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, inviter les professionnels, traiter les inscriptions et réserver le traiteur.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Demandez une première réponse 3 à 4 semaines avant l’événement et confirmez définitivement les intervenants environ 10 jours avant. Relancez ceux qui n’ont pas répondu afin de finaliser les ateliers et les salles.
Quand préparer les badges et les listes de présence ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant la journée. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les changements ou les inscriptions de dernière minute.
Que faut-il tester dans les salles avant une journée des métiers ?: Testez chaque salle au moins la veille : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câbles HDMI, adaptateurs, alimentation, microphone et enceintes. Prévoyez aussi une clé USB contenant les présentations et une solution de recharge.

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