Checklist para organizar un Día de orientación profesional

Un Día de orientación profesional necesita más coordinación de la que parece: varias aulas, profesionales invitados, talleres y horarios que deben encajar. Empieza fijando la fecha y el programa antes de enviar invitaciones o abrir las inscripciones. Después confirma a los ponentes, distribuye los espacios y comprueba la técnica de cada sala. Esta checklist también te ayuda a llegar al día del evento con el catering, las acreditaciones, los carteles y los materiales preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir las aulas y espacios
2 personas
Invitar a profesionales
2 personas
Confirmar a los ponentes invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Informar sobre transporte y aparcamiento
Solicitar presentaciones
Comprobar la técnica en cada sala
2 personas
Reservar el catering
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Hacer carteles de ruta
Crear listas de asistencia
Distribuir los talleres
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Imprimir instrucciones de seguridad
Reunir material de presentación
2 personas
Pedir la compra
Liberar el área de catering
2 personas
Llevar los materiales a la escuela
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar materiales del taller
3 personas
Cargar las presentaciones en los portátiles
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montaje de stands de oficios
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Desembalar los aperitivos
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

Registrar a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Repartir programas
2 personas
Acompañar a los invitados a las aulas
4 personas
Presentar la apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Guiar talleres
8 personas
Moderar la ronda de preguntas
3 personas
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
Operar la técnica durante las presentaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger los vasos usados
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar la feria de profesiones
6 personas
Repartir material informativo
2 personas
Facilitar pequeñas conversaciones en grupo
6 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Recopilar las últimas preguntas
2 personas
Presentar la ponencia de cierre
2 personas
Entregar regalos a los ponentes
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar los locales
4 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Archivar los datos de asistencia
Enviar mensajes de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 140
Mesa de inscripción
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Equipo

Proyectorescant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Portátilescant. 5
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores HDMIcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 4
Memorias USBcant. 6
Estaciones de cargacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 160
Platos de postrecant. 160
Cuchilloscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 16
Jarras para servircant. 10
Cafeteracant. 4
Teterascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Mantelescant. 18
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Portanombrescant. 150
Carteles de flechascant. 20
Paneles informativoscant. 12
Expositores de mesacant. 20
Portapapelescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 180
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Cuerdacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución de aulas antes de enviar las invitaciones. Así los profesionales pueden confirmar su sesión con horarios y espacios concretos.
Pide las presentaciones con al menos 7 días de antelación y prueba cada proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, adaptador, micrófono y altavoz en la sala donde se utilizarán.
Abre las inscripciones cuando ya estén definidos los talleres y recoge las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Entrega al catering el recuento final y las restricciones al menos 3 días antes.
Prepara la mesa de inscripción, las tarjetas con nombres, las listas de asistencia y el programa impreso el día anterior. Coloca también carteles de ruta para que nadie tenga que preguntar cómo llegar a cada aula.
Programa a los voluntarios en turnos y dales instrucciones de seguridad por escrito antes de la apertura. Reserva tiempo para llevar los materiales a la escuela, montar las mesas y despejar el área de catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de orientación profesional?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes, sobre todo si participan varios profesionales y aulas. Deja cerrados el programa, los espacios y las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar cambios.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes invitados?: Confirma a cada ponente entre 3 y 4 semanas antes y solicita su presentación al menos 7 días antes. Haz una última comprobación de horarios, aula y necesidades técnicas 48 horas antes.
¿Cuándo abrir las inscripciones y cuándo cerrarlas?: Abre las inscripciones cuando los talleres y horarios estén definidos, normalmente 3 o 4 semanas antes. Cierra el registro entre 3 y 5 días antes para preparar listas, tarjetas de nombre y el catering.
¿Qué material técnico hay que comprobar antes del evento?: Comprueba cada proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, adaptador, alargador, regleta, micrófono y altavoz en su aula al menos 1 día antes. Lleva también memorias USB y estaciones de carga para resolver fallos básicos.

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