LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde Beroependag

Een Beroependag vraagt meer voorbereiding dan alleen beroepsbeoefenaars uitnodigen. Je legt eerst datum, programma en lokalen vast, en werkt daarna toe naar aanmeldingen, workshops, techniek, catering en ontvangst. Vooral presentaties, dieetwensen en materiaal per lokaal worden snel te laat geregeld. Gebruik de checklist als werkvolgorde: eerst de inhoud en indeling, daarna de communicatie en reserveringen, en in de laatste week de controle op spullen en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Lokalen en ruimtes indelen

    2 personen

  • Beroepsbeoefenaars uitnodigen

    2 personen

  • Gastsprekers bevestigen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vervoer en parkeren informeren

  • Presentaties opvragen

  • Techniek per lokaal controleren

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Programma afdrukken

    2 personen

  • Routebordjes maken

  • Aanwezigheidslijsten maken

  • Workshops indelen

    2 personen

  • Vrijwilligers inroosteren

    2 personen

  • Beveiligingsinstructies afdrukken

  • Presentatiemateriaal verzamelen

    2 personen

  • Boodschappen bestellen

  • Cateringruimte vrijmaken

    2 personen

  • Materialen naar school brengen

    3 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

    2 personen

  • Inschrijvingstafel klaarzetten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Workshopmaterialen klaarleggen

    3 personen

  • Presentaties op laptops zetten

    2 personen

  • Beamer en scherm testen

    2 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Beroepenstands inrichten

    4 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Routebordjes ophangen

    2 personen

  • Koffie en thee klaarmaken

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes uitpakken

    2 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

  • Briefing ontvangstteam houden

    3 personen

Event

  • Gasten registreren

    3 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Gasten naar lokalen begeleiden

    4 personen

  • Openingspresentatie verzorgen

    2 personen

  • Sprekers aankondigen

  • Workshops begeleiden

    8 personen

  • Vragenronde begeleiden

    3 personen

  • Bezoekersstromen begeleiden

    4 personen

  • Techniek tijdens presentaties bedienen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Gebruikte glazen verzamelen

    2 personen

  • Avondprogramma aankondigen

  • Beroepenmarkt begeleiden

    6 personen

  • Informatiemateriaal uitdelen

    2 personen

  • Kleine groepsgesprekken begeleiden

    6 personen

  • Pauzehapjes aanvullen

    2 personen

  • Laatste vragen verzamelen

    2 personen

  • Afsluitende presentatie verzorgen

    2 personen

  • Bedankjes aan sprekers geven

    2 personen

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

Nazorg

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

  • Lokalen schoonmaken

    4 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven eten opbergen

    2 personen

  • Aanwezigheidsgegevens archiveren

  • Bedankberichten versturen

  • Foto's delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 18
  • Stoelenaantal 140
  • Inschrijftafel
  • Statafelsaantal 8
  • Kapstokkenaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

  • Beamersaantal 4
  • Projectieschermenaantal 4
  • Laptopsaantal 5
  • HDMI-kabelsaantal 6
  • HDMI-adaptersaantal 6
  • Verlengsnoerenaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Mobiele speakersaantal 2
  • Presentatieklikkersaantal 4
  • USB-sticksaantal 6
  • Oplaadstationsaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 160
  • Dessertbordjesaantal 160
  • Messenaantal 160
  • Vorkenaantal 160
  • Lepelsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 16
  • Schenk kannenaantal 10
  • Koffiekanaantal 4
  • Theepottenaantal 4

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Koelelementenaantal 24
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Serveerbestekaantal 12
  • Bewaardozenaantal 12
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 18
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenlintaantal 2
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Naambadgehoudersaantal 150
  • Pijlbordjesaantal 20
  • Informatiebordenaantal 12
  • Tafeldisplaysaantal 20
  • Klembordenaantal 12
  • Naamstickersaantal 180
  • Stiftenaantal 24
  • Pennenaantal 100
  • Plakbandaantal 8
  • Dubbelzijdige tapeaantal 6
  • Touwaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg per lokaal uiterlijk twee weken vooraf vast welke workshop of spreker er staat, hoeveel deelnemers welkom zijn en welke techniek nodig is. Zo voorkom je dat een beamer, scherm of HDMI-adapter pas op de ochtend zelf ontbreekt.
  • Vraag presentaties en andere bestanden minimaal vijf werkdagen vooraf op en test ze per lokaal. Controleer ook laptops, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoons en presentatieklikkers; een passende HDMI-adapter wordt vaak vergeten.
  • Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de Beroependag af als je workshops en catering moet verdelen. Verzamel tegelijk dieetwensen en maak aanwezigheidslijsten, naamkaartjes en workshopindelingen op basis van de definitieve deelnemers.
  • Plan de ontvangst minstens 45 minuten voor de eerste activiteit. Zet de inschrijftafel, naamkaartjes, routebordjes en programma’s klaar en wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, lokalen en vragen over vervoer of parkeren.
  • Maak één opbouwlijst per ruimte en breng materialen bij voorkeur de dag ervoor naar school. Controleer dan ook of tafels, stoelen, statafels, kapstokken, afvalbakken en cateringmateriaal op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Beroependag organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, lokalen en uitnodigingen. Reserveer gastsprekers en catering zodra de datum vaststaat; wacht niet tot de aanmeldingen binnen zijn.
Wanneer nodig je beroepsbeoefenaars uit voor een Beroependag?
Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf, zodat je tijd hebt om afzeggingen op te vangen. Bevestig het programma en de aanwezigheid van gastsprekers uiterlijk 2 weken voor de dag.
Wanneer moet je de techniek voor een Beroependag controleren?
Controleer de techniek per lokaal minimaal 5 werkdagen vooraf en test alles nogmaals tijdens de opbouw. Neem per presentatielokaal een laptop, HDMI-kabel, passende adapter en verlengsnoer mee.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een Beroependag?
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Controleer op de dag zelf of de aangepaste opties herkenbaar apart staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!