Checklist pour organiser une journée des membres du jubilé

Une journée des membres du jubilé demande un suivi précis des invités, du programme et de la logistique. Commencez par fixer la date, réserver la salle et préparer les invitations, puis verrouillez les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à finaliser le plan de salle, les badges, les supports de présentation et les achats. Cette checklist rassemble 86 tâches et 60 éléments à prévoir, jusqu’au transport du matériel et au refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Réserver le lieu et la salle
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux membres
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Transmettre la liste des régimes au traiteur
Établir le plan de table
2 personnes
Établir le plan de salle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de présence
Composer la sélection musicale
Préparer la présentation
2 personnes
Envoyer un rappel aux membres
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer la présentation anniversaire
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Encadrer le programme de l’après-midi
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Servir l'apéritif
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Découper le gâteau
2 personnes
Servir les gâteaux et le café
3 personnes
Honorer les jubilaires
3 personnes
Fournir la musique
Accompagner le mur photo
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rincer la vaisselle
3 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Ranger la décoration réutilisable
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Collecter les photos des invités
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateurs portables
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Décorations de tableqté 10
Fond de mur photo
Accessoires pour mur photoqté 12
Cadres photoqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pelle à gâteauqté 2
Couteaux à painqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Tabliers de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 2
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date et un programme provisoire avant d’envoyer les invitations : prévoyez ensuite un délai d’au moins 3 semaines pour recevoir les réponses et les régimes alimentaires.
Arrêtez le nombre définitif d’invités 7 jours avant la journée et transmettez immédiatement la liste des régimes au traiteur. Cela évite de modifier les quantités au dernier moment.
Préparez le plan de table, le plan de salle et les badges nominatifs au plus tard 2 jours avant. Gardez la liste de présence à la table d’inscription pour noter les arrivées.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge, souvent oubliés lors du transport.
Refroidissez les boissons la veille et remplissez les glacières le jour même. Regroupez la vaisselle, les machines à café, les carafes et les plateaux par zone pour réduire les allers-retours dans la salle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des membres du jubilé ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec la date, le programme et la date limite d’inscription. Faites ensuite parvenir un rappel 5 à 7 jours avant la journée.
Quand confirmer le nombre final d’invités au traiteur ?: Définissez le nombre final 7 jours avant l’événement. Transmettez le même jour les régimes alimentaires et les éventuelles restrictions afin que le traiteur puisse ajuster les portions.
Que préparer la veille d’une journée des membres du jubilé ?: Préparez les badges, la liste de présence, le déroulé imprimé, le plan de salle et la présentation. Refroidissez aussi les boissons et regroupez le matériel à acheminer sur le site.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des membres pour installer les tables, les chaises, le buffet, l’inscription et la technique. Ajoutez 30 minutes si la présentation et le son doivent être testés sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.