Checklist para organizar la jornada de aniversario de tu asociación

Una jornada de aniversario para miembros necesita más coordinación que una reunión habitual: hay que cerrar el programa, controlar las inscripciones y preparar la sala para varias actividades. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del espacio hasta el traslado de materiales. También te ayuda a evitar olvidos frecuentes, como comunicar tarde las dietas al catering, imprimir la lista de asistencia o probar la presentación y el micrófono. Sigue el orden y ajusta las cantidades al número definitivo de invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Reservar la sede y la sala
Concertar acuerdos de catering
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los miembros
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Comunicar la lista de dietas al catering
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Montar la distribución de la sala
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de asistencia
Preparar la selección musical
Preparar la presentación
2 personas
Enviar un recordatorio a los miembros
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dar la bienvenida
Iniciar la presentación del aniversario
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Acompañar el programa de la tarde
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
Servir el aperitivo
3 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Cortar el pastel
2 personas
Servir pasteles y café
3 personas
Homenajear a los homenajeados
3 personas
Proporcionar la música
Coordinar el photowall
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Enjuagar la vajilla
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Apilar las sillas
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la cocina
4 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Comprobar sobrantes
2 personas
Guardar la decoración reutilizable
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recopilar fotos de los invitados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos para postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Portátiles
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables de cargacant. 3

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Porta-servilletascant. 10
Decoraciones de mesacant. 10
Fondo para photocall
Atrezzo para el muro de fotoscant. 12
Marcos de fotoscant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesa LEDcant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Paleta para tartascant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Delantales de serviciocant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Cubetas para lavarcant. 2
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar las invitaciones. Si el programa incluye comida, presentación y música, confirma que la sede permite montar mesas de buffet, proyector y altavoces en la misma jornada.
Deja entre 7 y 10 días para las inscripciones y fija una fecha límite clara. Después, confirma quién asistirá y comunica al catering el número definitivo junto con todas las preferencias dietéticas.
Prepara la sala con tiempo suficiente para colocar mesas, sillas, mesa de registro, mesas de buffet y percheros. Haz un recorrido de prueba para comprobar que las personas pueden circular sin bloquear la entrada ni la zona de presentación.
Imprime la lista de asistencia, las tarjetas de nombre y el plan de trabajo como mínimo el día anterior. Lleva también copias de seguridad del programa y de la presentación por si falla el portátil o el proyector.
Enfría las bebidas y llena las neveras portátiles antes de salir hacia la sede. Agrupa la decoración, la vajilla, los cables, el equipo audiovisual y los materiales de registro por cajas para no descubrir al llegar que falta un elemento esencial.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de aniversario?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar la sede, cerrar el programa y contratar el catering. Envía las invitaciones con 3 o 4 semanas de margen y fija la fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?: Confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes de la jornada, según las condiciones del proveedor. En ese mismo momento, envía la lista completa de dietas y alergias para evitar cambios de última hora.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas las tarjetas de nombre, la lista de asistencia, el plan de trabajo, la presentación y la selección musical. Comprueba también el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, los cables y las regletas.
¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para el evento?: Enfría las bebidas entre 6 y 12 horas antes, siempre que tengas espacio suficiente. Llena las neveras portátiles justo antes de transportar los materiales y comprueba que permanecen cerradas hasta el montaje.

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